studiolution Gründer im Interview

Unsere beiden Gründer Ralf und Hazel wurden von der Buchhaltungssoftware Billomat interviewt. Wir sagen vielen vielen Dank für die coolen Fragen und freuen uns sehr, dass wir dabei sein dürfen 🙂

„Als Paar erfolgreich ein Unternehmen gründen? Ralf und Hazel Ahamer von zeigen, dass es geht. Sie haben studiolution entwickelt, eine umfangreiche Kassen-, bzw. Terminplanungssoftware für Friseure, Kosmetiker, Praxen, Salons oder Studios. Im Interview erzählen uns die beiden mehr über ihr Unternehmen.“

➡️ Weiterlesen? Hier geht’s zum Artikel!

 

Neu: Ressourcenmanagement für die Verwaltung von Räumen, Kabinen und Geräten

Wir sind überglücklich und freuen uns riesig, dass wir nun das viel gewünschte und lang erwartete Ressourcenmanagement für Euch entwickeln und freischalten können. Vor allem für unsere Kosmetik-, Wellness-, Waxing-, Tattostudios und Praxen wird diese Funktion jede Menge Vorteile bieten:

  • Ressourcen (Räume, Kabinen, Geräte etc.) können mit verfügbaren Mengen angelegt werden
  • Eine oder mehrere Ressourcen können den entsprechenden Leistungen direkt zugeordnet werden
  • Termine können nur gebucht werden, wenn die zugehörige Ressource verfügbar ist (sowohl bei der Online Terminbuchung als auch bei internen Buchungen)

>> Dadurch gibt es keine Doppelbuchungen!

Hinweis: Gebucht werden immer Leistungen (nicht Ressourcen). D.h. man kann eine „Leistung“ so oft parallel buchen, wie die benötigte Ressource verfügbar ist.

Und so geht’s:

1. Ressourcen anlegen
Unter Einstellungen findet Ihr den neuen Menüpunkt „Ressourcenverzeichnis“. Dort könnt Ihr unten rechts auf „Neue Ressource“ klicken und Eure Räume, Geräte, Kabinen uvm. anlegen. Außerdem könnt Ihr festlegen, wie häufig die Ressource gleichzeitig gebucht werden kann.

Beispiel: Legt Ihr die Ressource „Massage-Raum“ mit der Menge 3 an, stehen drei Massage-Räume gleichzeitig zur Verfügung. Es können also drei Leistungen die einen Massage-Raum benötigen, zur gleichen Zeit (bei verschiedenen Mitarbeitern) gebucht werden.

2. Ressourcen den Leistungen zuordnen
Im zweiten Schritt ordnet Ihr Euren Leistungen die Ressourcen zu. Das geht unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > Leistungen > „Benötigte Ressourcen“. Hier kann ausgewählt werden, ob für die entsprechende Leistung ein Raum oder ein Gerät notwendig ist. Es können auch mehrere Ressourcen ausgewählt werden.

3. Überbuchungen sind nicht möglich
Ist der Raum bereits belegt oder das Gerät wird bereits bei einem anderen Termin verwendet, erhaltet Ihr eine Fehlermeldung. Bei der Online Terminbuchung werden Euren Kunden automatisch nur die freien Termine angezeigt.

4. Neues Symbol am Termin
Ist ein Termin mit einer oder mehreren Ressourcen verknüpft, erscheint unten links am Termin ein neues Symbol. So könnt Ihr auf den ersten Blick erkennen, ob Ihr einen Raum oder ein Gerät für diesen Termin benötigt.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

Interview-Reihe: Auf dem Stuhl mit… #8 Eriks Friseure

„Auf dem Stuhl mit…“ – Die Interview-Reihe auf dem studiolution-Blog! Wir freuen uns sehr den Bürostuhl mal einzutauschen. Stattdessen wandern wir auf den Stuhl bei einem studiolution-Kunden. Dieses Mal sind wir bei Erik Pflaum in Dietfurt.

Du bist ja erst seit kurzem Kunde bei studiolution. Wie hast Du von studiolution erfahren und was hat Dich überzeugt?

Ihr habt mir diesen tollen Liebesbrief im Pizzakarton geschickt. Den habe ich aber erstmal weggestellt. Witzigerweise wurdet ihr mir gleichzeitig von Freunden empfohlen und da habe ich den dann wieder rausgekramt. Da ich eh auf der Suche nach einem neuen Kassensystem war, habe ich dann einen Test-Account bei euch gemacht. Ich finde es super was ihr macht – es ist super einfach und gut gestrickt. Vor allem euer Telefonservice ist gigantisch!

Oh vielen Dank! Jetzt aber mal von vorne. Wie bist Du überhaupt Friseur geworden?

Nach meinem Abitur habe ich erstmal eine Ausbildung zum Versicherungskaufmann gemacht. Ich war mit meinem damaligen Beruf aber nicht glücklich und hatte dann ein einschneidendes Erlebnis beim Friseur – statt ein bisschen Spitzenschneiden hat die Friseurin mir damals meine komplette Emo-Frisur abgeschnitten. Ich habe daraufhin meine Ausbildung begonnen und hab nach 1,5 Jahren dann noch meinen Meister gemacht. Zu der Zeit hatte ich schon in der Nähe von Dietfurt gewohnt. In dem Salon, in dem ich damals angestellt war, war ich nicht glücklich und so kams, dass ich mithilfe von einer Kundin selbstständig geworden bin und 2013 meinen Laden geöffnet habe.

Wahnsinn – Du warst also sehr schnell mit der Ausbildung fertig und bist selbstständig geworden. Würdest Du das anderen Kollegen auch raten, so früh ein eigenes Geschäft zu eröffnen?

Nein, das würde ich nicht. Nicht, weil sie nicht fähig sind, sondern es gehört viel kaufmännisches Geschick dazu, das ich durch meine Ausbildung schon hatte. Man braucht auch Erfahrung, ein gutes Preisgefüge und vor allem Durchhaltevermögen. Gerade wenn man jung ist, kann der Schuss sehr schnell nach hinten losgehen.

Du hast den Bayrischen Staatspreis gewonnen. Erzähl mal, was hat es damit auf sich?

Den Bayrischen Staatspreis bekommen die Leute, die ihre Ausbildung als Innungsbeste abgeschlossen haben in Kombination mit dem Abschluss der Berufsschule mit 1,0. Das ist eine kleine gelbe Urkunde und ein Zeugnis.

Wow! Was sind Deine nächsten Ziele?

Letztes Jahr habe ich bei Schwarzkopf an einem internationalen Blondwettbewerb teilgenommen und diesen auch gewonnen. Blond ist meine Leidenschaft. Da möchte ich gerne noch mehr machen. Gerade was neue Trends angeht. Da muss man immer drei Jahre voraus sein. Und jetzt hat mich die DFA angefragt. Das wird mein neues Projekt.

Was ist denn die DFA?

DFA steht für die Deutsche Friseurakademie – dort ist alles vertreten – von Azubis über Gesellen zum Diplom Colouristen. Man kann verschiedene Seminare zum Thema Handwerk, aber auch zu kaufmännischen Themen, belegen.  Ich mache dort aktuell den offiziellen Trainerschein und dann unterrichte ich andere Friseure.

Dein Salon ist ja sehr modern und trendorientiert. Hattest du Deine Salon-Philosophie von Anfang an oder ist die erst im Laufe der Zeit entstanden?

Die Philosophie war schon von Anfang an durch die Kunden vorgegeben. Mittlerweile haben wir unsere eigene Philosophie entwickelt. Mir ist es wichtig, dass wir den Trends immer voraus sind und dass wir aus jedem Kunden was Besonderes machen – am Ende siegt immer Qualität.

Wie wählst Du Deine Mitarbeiter aus?

Wir kriegen teilweise eine Menge Bewerbungen rein, weil viele hier arbeiten wollen, weil sie mich und meinen Erfolg kennen. Aktuell ist es jedoch schwierig, weil Personal im Friseurhandwerk sehr rar gesät ist. Ich lege viel Wert auf Leidenschaft – ich suche Menschen die für diesen Beruf brennen.

Wo siehst Du die Zukunft für das Friseurhandwerk?

Der Friseur wird niemals verschwinden. Vielleicht wird Haare waschen durch Roboter ersetzt. Die Branche wird kleiner, die großen Ketten werden aussterben und es wird teurer. Was auf dem Kopf passiert, das ist abhängig von dem, was der Friseur in Zukunft verkauft.

Was macht deiner Meinung nach einen zukunftsfähigen  Friseursalon aus?

Zum einem muss die Dienstleistung stimmen, aber zum anderem ist auch ein hervorragender Service mega wichtig. Wenn das Wohlfühlgefühl nicht da ist, dann kann die Dienstleistung noch so Bombe sein. Ein Friseur sollte auch breit gefächert sein und die Wartezeiten so gering wie möglich sein.

Was heißt hervorragender Service für Dich?

Ich nutze zum Beispiel Euer SMS-Marketing-Tool. Wir haben einige Kunden, die ihren Termin vergessen oder zu spät kommen. Und mit der Terminerinnerung ist es für die Kunden viel einfacher, sie vergessen ihre Termine seltener und sind total begeistert, dass sie nochmal erinnert werden. Weil – wo hängen die Leute heutzutage alle fünf Minuten? Am Handy! Und wenn die jetzt eine SMS reinbekommen und ich die nochmal toll erinnern kann und es nochmal personalisieren kann, weil ich meine eigene Nachricht dazu schreibe, ist es natürlich das Beste was du an Service überhaupt anbieten kannst.

Einige Kunden haben mich auch gefragt: Erik, wie machst du das? Schreibst du jeden Tag eine SMS an all deine Kunden? [lacht] Klar, ich setzte mich jeden Abend zwei Stunden hin und tippe die SMS ab! Da erkläre ich denen dann, nein, ich habe ein tolles Kassensystem und das macht das ganz automatisch für mich und ist für meine Kunden komplett kostenfrei! Und eine tolle Geburtstags-SMS gibt’s dann auch noch. Die haben wir früher tatsächlich alle selbst geschrieben und verschickt [lacht]. Was für ein Aufwand!

Hast Du schon ein Lieblingstool in studiolution?

Zum einen die Statistiken und die Zeiterfassung. Und was ich auch geil find, ist die Möglichkeit auf das System von überall zuzugreifen. Wenn ich unterwegs bin kann ich morgens reinschauen, was meine Mädels so machen. Ich habe das System immer mobil bei mir und wenn mich jemand abends fragt, ob ich noch einen Termin frei hab, kann ich schnell reinschauen. Das ist einfach guter Service.

Außerdem wollen wir bald die Online Terminbuchung anbieten. Ich schätze, dass 45% der Termine online gebucht werden und dadurch hat man natürlich auch mehr Zeit für seine Kunden. Das System räumt sich selbst auf und ich bin der Meinung, dass man umstellen sollte, es ist die Zukunft.

Letzte Frage! Wenn Deine Persönlichkeit eine Frisur wäre, wie würde sie aussehen?

Mhmm… schwierig. Auf jeden Fall lang. Lang und platinblond! In langen Haaren ist viel Bewegung drin und die sind sehr flexibel. So wie ich!

Vielen Dank Erik für das Interview und dass Du uns in Deinem Salon empfangen hast. Wer mehr über Erik erfahren möchte, kann ihn auf seiner Facebook-Seite besuchen.

Leistungen und Leistungsgruppen sortieren

Wir haben diese Woche einige erste Verbesserungen im Leistungsverzeichnis vorgenommen.

Ab sofort könnt Ihr:

  • Leistungsgruppen in einem eigenen Menüpunkt „Leistungsgruppen“ separat anlegen und sortieren
  • Leistungen zu Leistungsgruppen zuweisen und innerhalb ihrer Gruppe sortieren

Das erhöht die Übersichtlichkeit im Terminbuch und führt zu sauberen Statistiken. Außerdem wird man durch sinnvolle Anordnungen schneller beim Terminieren und Kassieren. Es lohnt sich also mal in den eigenen Dienstleistungen „aufzuräumen“.

Das Ganze findet Ihr unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis.

So geht’s:

1. Leistungsgruppen sortieren

Unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis findet Ihr den neuen Menüpunkt „Leistungsgruppen“. Hier könnt Ihr Leistungsgruppen (z.B. Damen, Waxing, Augen, etc.) anlegen und löschen. Außerdem könnt Ihr hier die Position der Gruppen im Termindalog im Terminbuch, im Kassendialog und auf der online Terminbuchungsseite bestimmen. Gebt Ihr der Gruppe die Position 1, steht sie überall an erster Stelle.

2. Leistungen sortieren

Auch bei den einzelnen Leistungen könnt Ihr die Position und somit die Reihenfolge innerhalb der Leistungsgruppen bestimmen. Auch hier gilt, gebt Ihr einer Leistung die Position 1, steht sie in der eigenen Gruppe ganz oben.

Tipp: Filtert in der Übersicht zuerst nach der Leistungsgruppe innerhalb der Ihr sortieren wollt und vergebt den Leistungen dann eine Position, indem Ihr auf die einzelnen Leistungen klickt.

3. Neue Leistungen anlegen

Beim Anlegen von Leistungen gibt es für die Leistungsgruppen ab sofort eine Drop-Down-Liste. Das vermeidet das Anlegen doppelter Gruppen durch Rechtschreibfehler. Möchtet Ihr eine neue Gruppe anlegen, könnt Ihr das unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > „Leistungsgruppen“ tun.

Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

studiolution in der Clips

Wir sind ja schon wieder komplett aus dem Häusschen 💖 Unsere Hazel ist zusammen mit vielen anderen Experten in der aktuellen Ausgabe der Clips zu sehen und erzählt Euch, welchen Nutzen Follower bei Social Media haben. Danke an das Clips-Team für die Veröffentlichung – sehr spannendes und lesenswertes Thema!

Den kompletten Artikel gibt’s hier. Viel Spaß beim Lesen!

Neukunden-Statistik: Jetzt noch einfacher!

Wir arbeiten momentan stark am Unterbau von studiolution, was die Voraussetzung für viele tolle zukünftige Features ist. Dabei entstehen oft kleinere Dinge, die wir auf dem Weg dorthin schon mal für Euch freischalten. Dazu gehört auch die (Neu-) Kunden-Statistik. Sie hilft Euch das eigene Geschäft zu optimieren – egal ob Einzel- oder Mehrkämpfer und beantwortet Euch folgende Fragen:

  • Wie hoch ist die Wiederkehrer-Quote im Geschäft?
  • Welcher Mitarbeiter wandelt die meisten Neukunden in Bestandskunden um?
  • Wie viele Neukunden werden pro Monat generiert?
  • Steigt oder fällt die Anzahl der Bestandskunden?
  • Wie sieht das Ganze im Zeitverlauf aus?

Und so geht’s:

  • Geht in den Bereich „Statistik“ und klicke auf „Kunden“
  • Wählt unter „Seit“ einen Startpunkt für die Statistik aus
  • Wählt aus, ob Ihr die Auswertung pro Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter machen möchtet
  • Exportiert die Statistik in Excel oder druckt sie aus

💡 Auf der studiolution-Startseite findet Ihr unter „Anleitungen“ auch ein kleines Erklärungsvideo zur Neukunden-Statistik

So macht Ihr aus Neukunden Bestandskunden:

Ein wiederkehrender Kunde ist eines der schönsten Komplimente für das eigene Geschäft und nichts ist teurer als ständig neue Kunden werben zu müssen.

👑 SMS Kampagne: Wählt im Bereich Marketing > SMS-Kampagne Kunden aus, die erst einen Besuch bei Euch hatten. Schreibt diesen Kunden eine SMS und lockt sie z.B. mit einer Rabatt-Aktion wieder in Euer Geschäft. In der Neukundenanalyse könnt Ihr später sehen, ob Eure Aktion erfolgreich war.

👑 Wiederkehrer-Gutschein: Ist ein Kunde das erste Mal bei Euch im Geschäft, könnt Ihr ihm nach seinem Termin einen Rabattgutschein für den nächsten Termin ausstellen. Dazu einfach unter Gutscheine > auf „Neuer Rabatt Gutschein“ klicken.

👑 Bring a Friend Aktion: Wer gleich doppelt abstauben möchte, lädt seine Neukunden dazu ein, beim zweiten Besuch einen Freund mitzubringen. Dieser erhält dann einen Rabatt oder ein kleines Geschenk (z.B. ein Produkt gratis). Somit wird der Neukunde zum Widerholungstäter und ein weiterer Neukunde kommt dazu 😉

👑 Service-Level verbessern: Terminerinnerungs- und Geburtstags-SMS, sowie die Online Terminbuchung erhöhen Euer Service-Level dauerhaft. Nutzt die Kundenkartei um die Vorlieben und Wünsche Eurer Kunden zu notieren und bei jedem Besuch darauf einzugehen. Neukunden wird das positiv auffallen und die Wahrscheinlichkeit, dass sie wiederkommen, ist sehr hoch!

Folgende Unterschiede gibt es zur alten Neukundenanalyse:

📍 Die Anzahl der Wiederkehrer eines Monats bezieht sich immer auf die Anzahl der Neukunden im selben Monat. Im Juli 2015 waren in unserem Beispielgeschäft 189 Neukunden zu Besuch. Von diesen 189 Kunden sind bis heute 172 Kunden wiedergekommen, was einer Quote von 91,0% entspricht.Neukunden-Statistik studiolution

📍 Die Statistik wird jetzt pro Monat und nicht mehr pro Mitarbeiter dargestellt. Das hat den Vorteil, dass sie im Zeitverlauf betrachtet werden kann. Damit die Ergebnisse trotzdem pro Mitarbeiter analysiert werden können, gibt es in der neuen Statistik einen Mitarbeiter-Filter.

📍 Die Anzahl der Besuche von Laufkunden und Bestandskunden werden in der Statistik ebenfalls aufgezeigt.

📍 Weitere Kennzahlen findet Ihr im Business Analyzer. Dort gibt es ab sofort eine neue Standard-Vorlage mit dem Namen „Kunden nach Art und Umsatz“

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und ganz viel Erfolg!

Euer studiolution-Team

Unbare Umsätze in der Kasse – Vorsicht!

Wieder einmal gibt es große Verunsicherung wegen eines Themas, bei dem sich das Bundesfinanzministerium (BMF) nicht mit dem Bund der Steuerberater (DStV) einig ist: Wie sollen unbare Umsätze in der Buchhaltung bzw. Kasse verbucht werden?

Zwei Meinungen:

  • Das BMF sagt, dass ein formaler Mangel besteht, wenn unbare Geschäftsvorfälle durch die Kasse gebucht werden
  • Der DStV sagt, dass das „durchschleusen“ von unbaren Geschäftsvorfällen durch das Kassenbuch aber genau gelebte Praxis ist.

Das Thema betrifft alle!

Was heißt eigentlich „unbare Geschäftsvorfälle im Kassenbuch“?

Vereinfacht: Zahlt ein Kunde beispielsweise mit EC wird dieser Umsatz auf ein sogenanntes Transitkonto gebucht. Sobald das Geld auf dem Konto ankommt, wird dieses Transitkonto in der Buchhaltung wieder ausgebucht.

Die „gelebte Praxis“ der Steuerberater ist aber folgende: Zunächst wird so getan, als hätte der Kunde Bar bezahlt. In einer zweiten Buchung, die sofort danach erfolgt, wird dieser Umsatz dann wieder ausgebucht und auf das bereits erwähnte Transitkonto gebucht. Es erfolgen also zwei Buchungen, anstatt einer. Wenn ein Steuerberater nun sein Konto „Kasse“ (z.B. 1000 SKR03) ansieht, dann stehen alle Umsätze aus Bar und EC da drin.

Es gibt wie immer Vor- und Nachteile. Aus unserer Sicht, ist es aber schon mal so, dass sich die Anzahl der Buchungen (nach BMF) stark verringert und auch die Kontierungen für Laien nachvollziehbarer werden.

Was ist mit studiolution?

In studiolution wurden schon immer alle Geschäftsvorfälle getrennt voneinander (einzeln) aufgezeichnet. Im Kassenbuch von studiolution waren noch nie unbare Geschäftsvorfälle drin. Die Frage ist aber, wie eigentlich der Steuerberater bucht… Dieser konnte und kann durchaus beide Wege gehen, da sich in der Kontenrahmen-Zuweisung beide Varianten abbilden lassen. In der Vergangenheit haben die meisten Steuerberater nach der „gelebten Praxis“ gebucht. Nur wenige haben das umgestellt.

Mit einem Update haben wir diese Umstellung jetzt noch einfacher gemacht. Wer immer noch nach der „gelebten Praxis“ bucht, kann jetzt mit einem Klick die Konten entsprechend ändern und nach dem vom BMF geforderten Prozess buchen. Das Ganze geht unter Einstellungen > Kontenrahmen > Einnahmen.

Ändert das etwas an der Darstellung, Statistiken, etc.?

Nein. In studiolution ändert sich durch die Kontierungsumstellung nichts. Beim Steuerberater ändert sich – wenn er mit Unterstützung des DATEV Exports buchen sollte, dass er damit BMF-konform bucht.

Was ist die studiolution Empfehlung und wie geht studiolution damit zukünftig um?

Alle neuen Kunden werden automatisch die BMF-konforme Einstellung im Kontenrahmen hinterlegt haben. Alle bestehenden Kunden können dies einfach per Klick umstellen, wenn sie möchten. Wir empfehlen in jedem Fall vorab mit dem Steuerberater zu sprechen.

Unsere Empfehlung ist BMF-konform zu buchen, da wir nicht beurteilen können, ob es seitens des BMF noch eine Anerkennung der „gelebten Praxis“ gibt. Außerdem tut es nicht weh, ist für Salons & Studios – zumindest mit studiolution – nicht spürbar im Sinne von Änderungen und man kann sich sofort wieder auf das relevante konzentrieren – die Kunden 😉 Damit ist die Diskussion und Unsicherheit schnell erledigt.

Viele Grüße

Euer studiolution Team

Weitere Links:

https://www.dstv.de/interessenvertretung/steuern/steuern-aktuell/tb-115-17-vj-ec-kartenumsaetze

Neues Update: DSGVO-Löschkonzept

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, personenbezogene Daten wie z.B. E-Mail Adressen zu löschen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Dazu müssen alle ein sogenanntes „Löschkonzept“ vorlegen können.

Mit dem heutigen Update haben wir das mal eben für Euch übernommen 😉

Ab sofort können Kundendaten automatisch aus studiolution gelöscht werden, wenn diese

  • Euer Geschäft für mindestens zwei Jahre nicht besucht haben
  • und deren Kundenkartei für mindestens zwei Jahre nicht verändert wurde.

Keine Sorge: Eine Woche vor der Löschung der Daten, werdet Ihr darüber im Puls informiert und könnt Euch diese Kunden auch nochmal ansehen (per Kundenkartei oder Excel).
Sobald man in der Kundenkartei nochmals auf „Speichern“ klickt, werden diese Kunden übrigens nicht gelöscht.
 

 
Daten, die im Rahmen der GoBD aufgezeichnet werden müssen z.B. Vorname, Nachname und Buchungen, bleiben in den Exportberichten für Betriebsprüfer erhalten.

Ein riesen Vorteil der Funktion ist natürlich auch, dass neben der Einhaltung der DSGVO gleichzeitig auch die Kundenkartei aufgeräumt wird. Somit verschwinden Karteileichen und doppelte Kunden aus dem System und studiolution wird dadurch – vor allem bei der Terminanlage – deutlich schneller.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch jederzeit unter 0911131335 oder per Email unter service@studiolution.com bei uns melden.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team 💙