Neukunden-Statistik: Jetzt noch einfacher!

Wir arbeiten momentan stark am Unterbau von studiolution, was die Voraussetzung für viele tolle zukünftige Features ist. Dabei entstehen oft kleinere Dinge, die wir auf dem Weg dorthin schon mal für Euch freischalten. Dazu gehört auch die (Neu-) Kunden-Statistik. Sie hilft Euch das eigene Geschäft zu optimieren – egal ob Einzel- oder Mehrkämpfer und beantwortet Euch folgende Fragen:

  • Wie hoch ist die Wiederkehrer-Quote im Geschäft?
  • Welcher Mitarbeiter wandelt die meisten Neukunden in Bestandskunden um?
  • Wie viele Neukunden werden pro Monat generiert?
  • Steigt oder fällt die Anzahl der Bestandskunden?
  • Wie sieht das Ganze im Zeitverlauf aus?

Und so geht’s:

  • Geht in den Bereich „Statistik“ und klicke auf „Kunden“
  • Wählt unter „Seit“ einen Startpunkt für die Statistik aus
  • Wählt aus, ob Ihr die Auswertung pro Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter machen möchtet
  • Exportiert die Statistik in Excel oder druckt sie aus

💡 Auf der studiolution-Startseite findet Ihr unter „Anleitungen“ auch ein kleines Erklärungsvideo zur Neukunden-Statistik

So macht Ihr aus Neukunden Bestandskunden:

Ein wiederkehrender Kunde ist eines der schönsten Komplimente für das eigene Geschäft und nichts ist teurer als ständig neue Kunden werben zu müssen.

👑 SMS Kampagne: Wählt im Bereich Marketing > SMS-Kampagne Kunden aus, die erst einen Besuch bei Euch hatten. Schreibt diesen Kunden eine SMS und lockt sie z.B. mit einer Rabatt-Aktion wieder in Euer Geschäft. In der Neukundenanalyse könnt Ihr später sehen, ob Eure Aktion erfolgreich war.

👑 Wiederkehrer-Gutschein: Ist ein Kunde das erste Mal bei Euch im Geschäft, könnt Ihr ihm nach seinem Termin einen Rabattgutschein für den nächsten Termin ausstellen. Dazu einfach unter Gutscheine > auf „Neuer Rabatt Gutschein“ klicken.

👑 Bring a Friend Aktion: Wer gleich doppelt abstauben möchte, lädt seine Neukunden dazu ein, beim zweiten Besuch einen Freund mitzubringen. Dieser erhält dann einen Rabatt oder ein kleines Geschenk (z.B. ein Produkt gratis). Somit wird der Neukunde zum Widerholungstäter und ein weiterer Neukunde kommt dazu 😉

👑 Service-Level verbessern: Terminerinnerungs- und Geburtstags-SMS, sowie die Online Terminbuchung erhöhen Euer Service-Level dauerhaft. Nutzt die Kundenkartei um die Vorlieben und Wünsche Eurer Kunden zu notieren und bei jedem Besuch darauf einzugehen. Neukunden wird das positiv auffallen und die Wahrscheinlichkeit, dass sie wiederkommen, ist sehr hoch!

Folgende Unterschiede gibt es zur alten Neukundenanalyse:

📍 Die Anzahl der Wiederkehrer eines Monats bezieht sich immer auf die Anzahl der Neukunden im selben Monat. Im Juli 2015 waren in unserem Beispielgeschäft 189 Neukunden zu Besuch. Von diesen 189 Kunden sind bis heute 172 Kunden wiedergekommen, was einer Quote von 91,0% entspricht.Neukunden-Statistik studiolution

📍 Die Statistik wird jetzt pro Monat und nicht mehr pro Mitarbeiter dargestellt. Das hat den Vorteil, dass sie im Zeitverlauf betrachtet werden kann. Damit die Ergebnisse trotzdem pro Mitarbeiter analysiert werden können, gibt es in der neuen Statistik einen Mitarbeiter-Filter.

📍 Die Anzahl der Besuche von Laufkunden und Bestandskunden werden in der Statistik ebenfalls aufgezeigt.

📍 Weitere Kennzahlen findet Ihr im Business Analyzer. Dort gibt es ab sofort eine neue Standard-Vorlage mit dem Namen „Kunden nach Art und Umsatz“

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und ganz viel Erfolg!

Euer studiolution-Team

Neues Update: DSGVO-Löschkonzept

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, personenbezogene Daten wie z.B. E-Mail Adressen zu löschen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Dazu müssen alle ein sogenanntes „Löschkonzept“ vorlegen können.

Mit dem heutigen Update haben wir das mal eben für Euch übernommen 😉

Ab sofort können Kundendaten automatisch aus studiolution gelöscht werden, wenn diese

  • Euer Geschäft für mindestens zwei Jahre nicht besucht haben
  • und deren Kundenkartei für mindestens zwei Jahre nicht verändert wurde.

Keine Sorge: Eine Woche vor der Löschung der Daten, werdet Ihr darüber im Puls informiert und könnt Euch diese Kunden auch nochmal ansehen (per Kundenkartei oder Excel).
Sobald man in der Kundenkartei nochmals auf „Speichern“ klickt, werden diese Kunden übrigens nicht gelöscht.
 

 
Daten, die im Rahmen der GoBD aufgezeichnet werden müssen z.B. Vorname, Nachname und Buchungen, bleiben in den Exportberichten für Betriebsprüfer erhalten.

Ein riesen Vorteil der Funktion ist natürlich auch, dass neben der Einhaltung der DSGVO gleichzeitig auch die Kundenkartei aufgeräumt wird. Somit verschwinden Karteileichen und doppelte Kunden aus dem System und studiolution wird dadurch – vor allem bei der Terminanlage – deutlich schneller.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch jederzeit unter 0911131335 oder per Email unter service@studiolution.com bei uns melden.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team 💙

studiolution HACKS #0.06

🏆 studiolution HACKS WM Special🏆

Die Fußball- Weltmeisterschaft ist in vollem Gange, aber vor allem während eines Deutschlandspiels sitzen Eure Kunden potentiell eher im Biergarten vor einer großen Leinwand, als in Eurem Salon? In unseren studiolution HACKS WM Specials versorgen wir Euch mit Tipps und Tricks, wie ihr die WM zu Eurem Vorteil nutzen könnt.

WM HACK Nummer 2: SMS Marketing mit Mehrwert

SMS bieten eine ideale Möglichkeit, Kunden schnell und unmittelbar zu erreichen und können sich über eine Öffnungsrate von fast 100% freuen. Vielleicht noch wichtiger: die meisten SMS-Nachrichten werden innerhalb der ersten 3 Minuten nach Erhalt gelesen. Zum Vergleich: E-Mails haben eine durchschnittliche Öffnungsrate von nur 22% (Quelle: newsletter2go.de) und landen häufig direkt im Spam-Ordner.

Besonders durch SMS-Marketing-Aktionen könnt Ihr die Kundenbindung nachhaltig stärken. Die Fußballweltmeisterschaft bietet den perfekten Anlass um beispielsweise eine Kundenrückgewinnungs-Aktion zu starten. Die Filterfunktion von studiolution unterstützt Euch dabei. Mit ihr könnt Ihr Eure Kunden neben vielen anderen Kriterien z.B. nach Umsatz und dem letzten Besuch filtern. In diesem Fall erreicht die SMS die umsatzstärksten Kunden, die seit 6 Monaten nicht mehr da waren. Packt Ihr den Link zur Online-Terminbuchung noch mit in die SMS, können diese dann direkt einen Termin bei Euch buchen – so geht’s.

Weitere Ideen für Aktionen im Rahmen der WM:

🏅 Pro Tor für Deutschland gibt’s beim Vorzeigen der SMS 10% Rabatt

🏅 Wer jetzt einen Termin bucht, der während eines Deutschlandspiels stattfindet, bekommt ein Produkt gratis

🏅 Buche für Dich und Deinen Freund während eines Deutschlandspiels einen Termin und der zweite Haarschnitt ist 50% günstiger

🏅 Organisiere ein Public Viewing im Salon und lade deine Kunden per SMS dazu ein (mehr dazu im nächsten studiolution WM HACK)

Tipp: Falls Ihr den SMS-Versand noch nicht aktiviert habt, könnt Ihr das unter Einstellungen > Weitere Einstellungen tun.

Und so geht’s:

⚽️ Geht unter Marketing zu SMS-Kampagne
⚽️ Filtert Eure Kunden und wählt sie dann aus
⚽️ Sucht Euch eine passende Anrede aus
⚽️ Verfasst Eure SMS-Nachricht

💡 Profi HACK: Links kürzen für SMS

Eine SMS ist auf 160 Zeichen begrenzt, alles was darüber ist, wird als weitere SMS abgerechnet und kann bei einer großen Menge schnell teuer werden.

Tipp: Mit einem Zeichenzähler könnt Ihr ganz einfach überprüfen wie lang Eure SMS ist: https://zeichenzähler.de/de/

Man muss sich also kurzhalten, was besonders schwer ist, wenn man noch einen Link, z.B zur Online Terminbuchungsseite, in den Text packen möchte.

Wir möchten Euch in diesem HACK das Tool bitly vorstellen, mit dem Ihr beliebige Links kürzen und dadurch Zeichen sparen könnt. Ihr könnt dort einfach einen beliebigen Link eingeben und nur mit einem Klick wandelt das Tool ihn in einen neuen und kürzeren Link um. Einfach mal ausprobieren: https://bitly.com/

Wir wünschen Euch weiterhin eine spannende Fußball-Weltmeisterschaft und drücken Euren Teams die Daumen 💪🏼

studiolution HACKS #0.05

🏆 studiolution HACKS WM Special 🏆

Heute beginnt die Fußball Weltmeisterschaft und zieht wie bei keinem anderen Sportevent tausende von Menschen vor den Fernseher bzw. in den Biergarten zum Public Viewing.
Bedeutet aber auch: Der Salon oder das Studio bleibt häufig leer und es kommt zu Terminlücken.

Wir möchten Euch in unserem studiolution HACKS WM Special die nächsten Wochen mit Tipps und Tricks versorgen, wie Ihr Eure Kunden trotzdem zu Euch ins Geschäft locken könnt. Gleichzeitig zeigen wir Euch, wie Ihr die WM zu Eurem Vorteil nutzen könnt.

WM Hack Nummer 1: Anlegen eines WM Specials in der Online Terminbuchung

Durch ein Special oder eine Angebotsaktion bietet Ihr Euren Kunden einen Anreiz trotz Fußballfieber in Euer Geschäft zu kommen und gleichzeitig Eure Online Terminbuchung zu bewerben. Hier habt Ihr natürlich tausende Möglichkeiten. Überlegt Euch ein Special das zu Euch passt!

Beispiele:

📍 Während der WM ist eine bestimmte Leistung günstiger
📍 Beim Termin gibt es Freibier oder Sekt
📍 Wird der Termin während eines Deutschlandspiels gebucht, bekommt man ein bestimmtes Produkt gratis dazu
📍 Wer eine bestimmte Leistung bucht, nimmt automatisch an einem Gewinnspiel teil
📍 Bei jedem Termin, der während eines Deutschlandspiels stattfindet, bekommt man pro Tor (für Deutschland) XX% Rabatt

Tipp: Falls Ihr die Online Terminbuchung noch nicht nutzt, bietet die WM einen tolle Gelegenheit um sie zu testen!

Und so geht’s:

⚽️ Legt in den Einstellungen eine neue Leistung an und gebt Ihr einen aussagekräftigen Namen mit WM Bezug

⚽️ Packt vor den Namen der Leistungsgruppe eine #1 damit das Special auch ganz oben zu sehen ist.

⚽️ Schreibt in die Beschreibung was so besonders an Eurem Special ist.

⚽️ Den Preis der Leistung könnt Ihr z.B. auf 0€ setzen und zu einem WM-Gewinnspiel einladen. Wer die Leistung zu einem normalen Termin dazu bucht, nimmt automatisch am Gewinnspeil teil.

⚽️ Unter Einstellungen > Online Terminbuchung könnt Ihr in der Beschreibung ebenfalls auf das WM Special hinweisen

⚽️ Lest Euch unseren Profi-HACK durch und macht Euer Titelbild zu einem echten Hingucker!

💡 Profi HACK: Titelbild in WM Stimmung bringen

Wie Ihr wisst, könnt Ihr Euer Titelbild jederzeit unter Einstellungen > Online Terminbuchung > Titelbild anpassen und ändern. Dadurch habt Ihr die Möglichkeit besondere Aktionen, wie z.B. das WM Special, aber auch Aktionen im Sommer, zu Weihnachten etc. prominent und mithilfe einer Grafik anzukündigen. Eure Kunden sehen das Titelbild zuallererst – das solltet Ihr nutzen!

Doch wie schafft man es, wenn man wenig Ahnung von Grafikdesign und Bildbearbeitung hat, schnell und unkompliziert ein ansprechendes Titelbild zu erstellen?

Ganz einfach! Mit dem kostenlosen Grafikprogramm Canva, das wir Euch empfehlen wollen.

Canva funktioniert nach dem Baukastenprinzip. Ganz einfach wählt Ihr einen Hintergrund aus, packt eine schöne Schrift darauf und vielleicht noch ein paar Symbole. Außerdem habt Ihr die Möglichkeit auch eigene Grafiken, wie z.B. Euer Logo hochzuladen. Und das Beste ist, dass das Programm kostenlos ist!

Ihr könnt Canva am PC, Handy oder Tablet nutzen. Einfach mal ausprobieren: www.canva.com

Ein Tutorial findet Ihr hier: https://www.youtube.com/watch?v=xa-kW0Mfc50

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und natürlich eine erfolgreiche und spaßige Fußball-Weltmeisterschaft 🙌

Euer studiolution-Team

Liebespost von studiolution

Liebe Friseurinnen, liebe Friseure,

allein in Deutschland gibt es ca. 80.000 Friseurbetriebe und ca. 40 Mio. Menschen gehen mindestens einmal im Jahr zum Friseur. Damit seid Ihr – neben viel Schokolade – wohl die Glücklichmacher Nr.1 – ganz ohne Nebenwirkungen auf der Hüfte.

Wie ihr wisst, muss unsere Branche in der Realität aber oft als Beispiel für viele negativen Dinge herhalten wie z.B. Niedriglöhne, Schwarzarbeit, etc.

Wir sehen das anders. Wir lieben Euch und das, was Ihr tut. Für uns seid Ihr die wahren Helden des Alltags und wir arbeiten unglaublich gerne mit Euch. Das ist auch der Grund dafür, warum wir unsere Köpfe zusammengesteckt haben und diesen wunderbaren Text für Euch geschrieben haben 💖

Ihr könnt ihn gerne ausdrucken, an die Wand hängen oder einfach mit Euren Kollegen und Mitarbeitern teilen.

Wer den Text gerne auf einem T-Shirt oder einer Tasche hätte, kann sich gerne in unserem eigens dafür eingerichteten Shop umschauen. Da gibt es neben dem Tassenklaus und der Trinkuschi u.a. auch den Liebesbrief als Poster und vieles mehr – natürlich auch für unsere Nicht-Friseure. 😉

Den Link zum Shop findet Ihr hier.

Wir freuen uns auf Euer Feedback und Wünschen Euch ganz viel Spaß 😊

Euer studiolution-Team

PS: Wir lieben den täglichen Kontakt zu Euch. Der Text dreht sich zwar um Friseure, aber das kommt nur daher, dass wir damit angefangen haben. Wir werden das natürlich auch noch für unsere Hundesalons, Kosmetiker und Kosmetikerinnen, Praxen, Tattoostudios etc. machen – weil wir das wirklich gerne machen.

Unser Business Analyzer in der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT

In der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT findet Ihr einen tollen und informativen Artikel zu unserem Business Analyzer 📊 📈.

Hier könnt Ihr den Artikel digital nachlesen. Wer das Heft lieber in den Händen halten möchte, kann ganz einfach ein Probeheft bestellen.

studiolution HACKS #0.03

studiolution hacks

In unserem heutigen studiolution HACK geht es um Eure persönliche Terminbuchungsseite auf www.studiobookr.com. Diese Seite stellen wir jedem unserer Kunden kostenlos zur Verfügung, egal ob man die Online Terminbuchung nutzt oder nicht. Warum es wichtig ist, diese zu pflegen, verraten wir Euch in diesem Beitrag.

💡 Den Link zu Eurer persönlichen Seite findet Ihr unter Einstellungen > Online Terminbuchung.

Neben den wichtigsten Informationen für Eure Kunden, wie z.B. Telefonnummer, Adresse, Öffnungszeiten, ist die Terminbuchungsseite auf www.studiobookr.com auch sehr wichtig für Suchmaschinen.

Stellt Euch vor, Ihr betreibt einen Kosmetiksalon. Wenn Eure Kunden bei Google den Begriff „Kosmetikerin Nürnberg“ suchen, möchtet Ihr sicherlich auf der Ergebnisseite zu finden sein. Warum? Ganz einfach, weil Neukunden so am besten auf Euch aufmerksam werden und einen Termin bei Euch buchen werden. Auch Eure Bestandskunden finden Euch direkt und können z.B. einen Online Termin buchen, eine Bewertung abgeben, eine Telefonnummer raussuchen oder die Adresse nachschauen.

Google und andere Suchmaschinen lieben Inhalte. Sie durchforsten das Internet nach interessanten Bildern, Texten oder weiterführenden Links. Je genauer und qualitativ hochwertiger, desto besser. Anschließend werden die Ergebnisse sortiert und die relevantesten landen auf der ersten Seite sehr weit oben. Dadurch werden sie leichter gesehen und schneller gefunden.

Wer die Suchmaschinen also glücklich machen möchte, sollte darauf achten, seine Inhalte im Netz aktuell zu halten. Ein erster Schritt ist das Pflegen Eurer Terminbuchungsseite – auch wenn Ihr keine Online Terminbuchung habt!

studiobookr

💡 Änderungen auf Eurer Terminbuchungsseite nehmt Ihr direkt in studiolution vor.

Und so geht’s:

📌 Texte: Überlegt als erstes, wer Eure Seite besuchen wird. Welche Begriffe würde die Person googlen? Verwendet diese Begriffe in Euren Texten und versetzt Euch dabei in die Sprache Eurer Kunden hinein. Ihr habt bei studiolution zwei Möglichkeiten Texte anzupassen:

1. Die Studio- / Salonphilosophie (unter Einstellungen > Weitere Einstellungen) und
2. Beschreibung der Mitarbeiter (unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung).

📌 Bilder: Suchmaschinen sehen Bilder nicht so wie wir, sondern nur den Code dahinter. Es ist deshalb sinnvoll, der Bilddatei einen aussagekräftigen Namen zu geben. „das-team-von-salon-haarspitze.jpg“ ist natürlich viel besser als „bild.jpg“.

Ihr könnt folgende Bilder hochladen:

1. Ein Titelbild oder ein Logo (unter Einstellungen > Online Terminbuchung) und
2. Mitarbeiterbilder (unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung).

Tipp: Außerdem ist es ratsam, bei den hochgeladenen Bildern eine Bildbeschreibung hinzuzufügen (Einstellungen > Weitere Einstellungen). So können die Suchmaschinen besser verstehen, was auf dem Bild zu sehen ist.

💡 Mitarbeiterbeschreibungen und Mitarbeiterbilder sind nur dann zu sehen, wenn die Online Terminbuchung aktiviert ist.

📌 Bewertungen: Fordert Eure Kunden dazu auf, nach einer Behandlung eine Bewertung dazulassen, z.B. mit einer SMS wenn der Termin kassiert wurde. Bewertungen enthalten wertvolle Inhalte und bescheren Euch einen Platz ganz oben auf der Suchergebnisseite. Je mehr Bewertungen, desto besser. Einfacher und unkomplizierter kommt Ihr nicht an aktuelle und qualitativ hochwertige Inhalte.

Bewertungen des Termin-Und KassenSystems studiolution auf studiobookr.com

Die persönliche Terminbuchungsseite ist bei studiolution kostenlos in allen Paketen mit drin. Ihr könnt Eure Kunden darüber online buchen lassen oder sie einfach als eine Art „Telefonbucheintrag im Internet“ verwenden. Außerdem könnt Ihr Sie bei Facebook oder auf Eurer eigenen Website einbauen. Egal für was Ihr Euch entscheidet – macht sie hübsch und informativ!

studiolution HACKS #0.02

studiolution hacks

Unser erster studiolution HACK dreht sich um das Thema Browser und mit welchem Ihr eigentlich ins Internet geht.

💡 Wir haben festgestellt, dass einige von Euch immer noch den Internet Explorer nutzen. Mal ehrlich, dieser wird seit Jahren nicht mal mehr von Microsoft selbst unterstützt, ist langsam, ziemlich unsicher und extrem virenanfällig.

❗️ Seit 2016 gibt es für diesen Browser von Microsoft keine Updates mehr, was die Tore für Trojaner und andere Viren weit öffnet. In der Vergangenheit kam es des Öfteren dazu, dass persönliche Daten der Benutzer ausgelesen wurden, Einstellungen verändert wurden (sog. Hijacking) oder ungefragt Programme ausgeführt wurden ❗️

⚠️ Wir raten DRINGEND davon ab, weiterhin mit diesem ins Internet zu gehen oder sogar Online-Banking oder Bestellungen darüber zu machen. Es ist an der Zeit sich also endlich von alten Gewohnheiten zu verabschieden und sich nach einem Nachfolger umzusehen.

Wir empfehlen Euch Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari (Mac). Diese Browser überzeugen vor allem hinsichtlich Schnelligkeit, Sicherheit und machen auch keine Probleme mit unseren Druckern. Leider kommt es auch mit dem Microsoft Edge immer wieder zu Problemen mit der Darstellung von studiolution und dem Drucken von Bons, weshalb wir auch von diesem abraten.

Zusätzlich könnt Ihr Eure Browser über sogenannte Add-ons ganz einfach erweitern. Wir wollen Euch ein paar vorstellen, die wir ziemlich cool finden und die sehr einfach zu installieren sind:

📍 LastPass
Ein Passwort-Manager, der die vielen Online-Passwörter sicher speichert und jederzeit abrufbar macht https://lastpass.com/misc_download2.php

📍 Adblock Plus
Blockiert Werbung in Youtube-Videos oder bei Facebook und alle anderen nervigen Werbebanner auf Websites https://adblockplus.org/de/

📍 Save to Pocket
Speichert interessante Videos, Artikel, Bilder für später ab https://getpocket.com/

📍 Themes
Machen den Browser etwas hübscher. Hier findet Ihr eine Auswahl:
Firefox: https://addons.mozilla.org/de/firefox/themes/
Chrome: https://chrome.google.com/webstore/category/themes

📍 Giphy für Chrome
Ganz einfach und schnell nach dem passenden GIF suchen und es z.B. in Facebook-Posts einbinden https://chrome.google.com/webstore/detail/giphy-for-chrome/jlleokkdhkflpmghiioglgmnminbekdi

Egal welchen Browser Ihr benutzt, achtet stets darauf, dass dieser auch aktuell ist. Nur durch regelmäßige Updates schützt Ihr Euch vor Sicherheitslücken oder Virenangriffen.

Hier könnt Ihr die aktuellsten Versionen der Browser downloaden:

✔️ Firefox: https://www.mozilla.org/de/firefox/
✔️ Chrome: https://www.google.de/chrome
✔️ Safari: https://support.apple.com/de_DE/downloads/safari

🐰 Oster-Schnitzeljagd & Gewinnspiel 🐰

🎁 Gewinne eine Nintendo-Switch oder einen von drei Amazon-Gutscheinen im Wert von je 25€ 🎁

So geht’s:
🥚 Gehe auf www.studiobookr.com
🐣 Suche den Salon „Zum Osterhasen“ und buche einen Online Termin
🐥 Wenn Du möchtest: Teile diesen Beitrag und markiere deinen Lieblingssalon (Friseur, Kosmetikstudio, Tattoostudio, Nagelstudio,…) und deine Freunde in den Kommentaren

Rechte & Pflichten bei der Kassennachschau – Antworten auf häufige Fragen

Seit der Einführung der GoBD Richtlinien zu Beginn des Jahres 2017 herrschen vor allem für bargeldintensive Unternehmen und Geschäfte strengere Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Seit 01.01.2018 kommt zusätzlich die Kassennachschau dazu, die das Finanzamt ohne Vorankündigung durchführen darf. Gute Gründe sich ausführlicher mit dem Thema Kasse zu beschäftigen, denn eine Sache ist sicher – die Anforderungen an Kassen werden von Jahr zu Jahr weiter steigen.

Kassen- und Terminsoftware studiolution, Kassennachschau, Betriebsprüfung

Was ist die Kassennachschau genau?

Die Kassennachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Steuerbeamte darf, bevor er die Kasse prüft, verdeckt beobachten oder Testkäufe durchführen. Er hat auch das Recht, die Geschäftsräume zu betreten. Erst wenn er dann zur Kassennachschau übergeht, muss er sich mit einem Dienstausweis ausweisen. Die Kassennachschau kann immer zu den Öffnungszeiten stattfinden, auch samstags. Sie ist allerdings keine Betriebsprüfung, das heißt, sie bezieht sich nicht auf die Vergangenheit, sondern auf die aktuelle Kassenführung (Achtung: Die Kassennachschau kann jedoch ohne Vorankündigung in eine Betriebsprüfung übergehen).

Was wird geprüft?

Geprüft wird vor allem die lückenlose Kassenführung. Hier achten die Beamten besonders auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und – ausgaben. Um einen genauen Soll-Ist-Vergleich zu erhalten, wird ein Kassensturz durchgeführt. Alle Bargeldbestände werden geprüft, weshalb es unbedingt erforderlich ist, alle Veränderungen zu erfassen (z.B. Wechselgeld, Trinkgeld, Gutscheinverkauf, etc.). Außerdem wird geprüft, ob die Einhaltung der GoBD Richtlinien gewährleistet wird. Auf folgende Punkte wird besonders geachtet:

  • Nachträgliche Veränderbarkeit von Rechnungen
  • Verwendung des Trainingsmodus
  • Fortlaufende Nummerierung der Tagesabschlüsse
  • Elektronische Auswertbarkeit aller unternehmensrelevanten Daten
  • Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre

✅ studiolution ist nach den GoBD Richtlinien zertifiziert und erfüllt all diese Anforderungen. Mehr lesen. Jeder Geschäftsinhaber ist allerdings selbst dafür verantwortlich, seine Buchhaltung und Finanzen ordentlich und gewissenhaft zu führen!

Was muss dem Beamten vorgelegt werden?

Voraussichtlich das Kassenbuch und eine Verfahrensdokumentation, egal ob handschriftlich erfasst oder digital.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und zu Euren Unterlagen legen. Wenn ein Finanzbeamter vorbei schaut, habt schon mal die wichtigsten Daten griffbereit und der Beamte kann diese ganz leicht downloaden.

Worauf muss der Beamte außerdem Zugriff haben?

Auf alle Einzelaufzeichnungen und abgaberechtlichen Unterlagen (z.B. Journal, Kassenbuch, etc.) sowie die technischen Daten der Kasse und die Zertifizierung, falls vorhanden.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und dem Beamten vorlegen.

Wozu ist der Salon-/ Studiobetreiber verpflichtet?

Studio- und Salonbetreiber sind dazu verpflichtet, bei einer Steuerprüfung Einsicht und Auskunft über Ihrer Kassenaufzeichnungen und Buchungen zu geben.

Darf der Prüfer in meine Privaträume?

Grundsätzlich sind Privaträume für den Prüfer tabu. Sollte jedoch eine Verdunklungsgefahr bestehen, dürfen auch Privaträume betreten werden.

Was tun, wenn der Betriebsprüfer da ist?

  • Ruhe bewahren
  • Dienstausweis und Prüfungsanordnung vorzeigen lassen (Achtung Betrüger unterwegs!)
  • Ruhiges und konstruktives Prüfungsklima schaffen, z.B. in einem geschützten Raum
  • Technische Daten und Bedienungsanleitung der Kasse ausgedruckt bereitlegen
  • Am Ende das Protokoll der Kassennachschau aushändigen lassen

Es gibt nichts zu befürchten. Faustregel: Einfach alles sauber kassieren, jeden Tag das Geld zählen und nichts am Finanzamt vorbei machen. Dann wird aus dem Betriebsprüfer plötzlich Euer bester Freund und niemand, den man fürchten muss.

Was wenn der Geschäftsführer/Inhaber nicht da ist?

Dann sollten die Mitarbeiter den Prüfer darauf hinweisen und den Betriebsinhaber kontaktieren. Außerdem empfiehlt es sich, den Steuerberater über die Nachschau zu informieren. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

Tipp: Telefonnummer des Steuerberaters griffbereit haben

Weitere wissenswerte Fragen rund um die Kasse:

Gibt es eine Bonpflicht?

Erst ab dem 1.1.2020 gilt in Deutschland die Bon-Pflicht. Ein Bondrucker ist ab diesem Zeitpunkt kein optionales Hilfsmittel mehr. Generell erleichtert der Bondrucker Arbeit – mit dem passenden System können sogar Gutscheine ausgedruckt und z.B. per Barcode wieder eingescannt werden.

Was ist ein Zählprotokoll überhaupt – und brauche ich das?

Mit einem Zählprotokoll wird ein Nachweis für die geldmäßige Kassenführung erbracht – im Gegensatz zur rein rechnerischen. Sprich, mit einem Zählprotokoll wird festgehalten, in welcher Anzahl und in welcher Stückelung der Kassenendbestand vorliegt. Generell sind Zählprotokolle nur bei offenen Ladenkassen Pflicht. Bei elektronischen Kassen ist ein Zählprotokoll aber sehr empfehlenswert – zum einen erweckt ein täglich ausgefülltes Zählprotokoll beim Prüfer Vertrauen, zum anderen ist somit auch mehr Nachvollziehbarkeit gewährleistet – und zuletzt hilft es natürlich beim Zählen und Vermeiden von Kassendifferenzen auf Grund von Rechenfehlern.

Kassenbericht vs. Kassenbuch? Was wird gebraucht – was ist Pflicht?

Kassenberichte sind Bestandteil des Kassenbuchs. Im Kassenbuch werden sämtliche Geschäftsvorgänge erfasst, die bar getätigt wurden. Der Kassenbericht ist der täglich ausgezählte Bestand der Kasse – und zwar auf den Cent genau. Ein täglicher Kassenbericht ist für alle Systeme Pflicht. Gerade dieser ist für Betriebsprüfer besonders interessant – und ist gleichzeitig bei handschriftlicher Führung fehleranfällig.

Kassen- und Terminsoftware studiolution, Kassennachschau, Betriebsprüfung

Typische Fehler vermeiden:

Folgende typische Fehler machen Prüfer skeptisch und sind deshalb unbedingt zu vermeiden:

  • Glatte Euro-Beträge beim Tagesabschluss deuten darauf hin, dass der Bestand der Kasse nicht durch Auszählen festgestellt wurde.
  • Keine Soll-Ist-Differenzen – klar, Differenzen sind nicht gut, aber wenn Ihr Geschäft immer perfekte Abschlüsse hat, kann das schon skeptisch machen. Fehler sind schließlich menschlich.
  • Berichte werden nicht täglich, sondern nur wöchentlich oder monatlich erstellt.
  • Der Kassenendbestand des Vortags entspricht nicht dem Anfangsbestand am Folgetag.
  • Negative Kassenbilanzen: klar, oder? Eine Kasse kann niemals negativ werden. Leerer als Leer geht nicht 😉 Das ist dann ein eindeutiger Beweis, dass das Geld nicht gezählt wurde.

Tipps für die ordnungsgemäße Kassenführung mit studiolution:

  • Kassenabschluss täglich durchführen
  • Tägliches Zählprotokoll des Bargeldbestandes durchführen
  • Alle Bargeldeinlagen und -entnahmen dokumentieren und Belege aufbewahren
  • Alle Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren (macht studiolution automatisch 😉

Weitere Infos und eine schöne Zusammenfassung zeigt auch das folgende Video:

Hilfreiche Links:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/Betriebspruefungsordnung/betriebspruefungsordnung.html

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/gesetz-gegen-manipulation-an-kassensystemen/kasseng-kassen-nachschau_168_344420.html