studiolution HACKS #0.05

🏆 studiolution HACKS WM Special 🏆

Heute beginnt die Fußball Weltmeisterschaft und zieht wie bei keinem anderen Sportevent tausende von Menschen vor den Fernseher bzw. in den Biergarten zum Public Viewing.
Bedeutet aber auch: Der Salon oder das Studio bleibt häufig leer und es kommt zu Terminlücken.

Wir möchten Euch in unserem studiolution HACKS WM Special die nächsten Wochen mit Tipps und Tricks versorgen, wie Ihr Eure Kunden trotzdem zu Euch ins Geschäft locken könnt. Gleichzeitig zeigen wir Euch, wie Ihr die WM zu Eurem Vorteil nutzen könnt.

WM Hack Nummer 1: Anlegen eines WM Specials in der Online Terminbuchung

Durch ein Special oder eine Angebotsaktion bietet Ihr Euren Kunden einen Anreiz trotz Fußballfieber in Euer Geschäft zu kommen und gleichzeitig Eure Online Terminbuchung zu bewerben. Hier habt Ihr natürlich tausende Möglichkeiten. Überlegt Euch ein Special das zu Euch passt!

Beispiele:

📍 Während der WM ist eine bestimmte Leistung günstiger
📍 Beim Termin gibt es Freibier oder Sekt
📍 Wird der Termin während eines Deutschlandspiels gebucht, bekommt man ein bestimmtes Produkt gratis dazu
📍 Wer eine bestimmte Leistung bucht, nimmt automatisch an einem Gewinnspiel teil
📍 Bei jedem Termin, der während eines Deutschlandspiels stattfindet, bekommt man pro Tor (für Deutschland) XX% Rabatt

Tipp: Falls Ihr die Online Terminbuchung noch nicht nutzt, bietet die WM einen tolle Gelegenheit um sie zu testen!

Und so geht’s:

⚽️ Legt in den Einstellungen eine neue Leistung an und gebt Ihr einen aussagekräftigen Namen mit WM Bezug

⚽️ Packt vor den Namen der Leistungsgruppe eine #1 damit das Special auch ganz oben zu sehen ist.

⚽️ Schreibt in die Beschreibung was so besonders an Eurem Special ist.

⚽️ Den Preis der Leistung könnt Ihr z.B. auf 0€ setzen und zu einem WM-Gewinnspiel einladen. Wer die Leistung zu einem normalen Termin dazu bucht, nimmt automatisch am Gewinnspeil teil.

⚽️ Unter Einstellungen > Online Terminbuchung könnt Ihr in der Beschreibung ebenfalls auf das WM Special hinweisen

⚽️ Lest Euch unseren Profi-HACK durch und macht Euer Titelbild zu einem echten Hingucker!

💡 Profi HACK: Titelbild in WM Stimmung bringen

Wie Ihr wisst, könnt Ihr Euer Titelbild jederzeit unter Einstellungen > Online Terminbuchung > Titelbild anpassen und ändern. Dadurch habt Ihr die Möglichkeit besondere Aktionen, wie z.B. das WM Special, aber auch Aktionen im Sommer, zu Weihnachten etc. prominent und mithilfe einer Grafik anzukündigen. Eure Kunden sehen das Titelbild zuallererst – das solltet Ihr nutzen!

Doch wie schafft man es, wenn man wenig Ahnung von Grafikdesign und Bildbearbeitung hat, schnell und unkompliziert ein ansprechendes Titelbild zu erstellen?

Ganz einfach! Mit dem kostenlosen Grafikprogramm Canva, das wir Euch empfehlen wollen.

Canva funktioniert nach dem Baukastenprinzip. Ganz einfach wählt Ihr einen Hintergrund aus, packt eine schöne Schrift darauf und vielleicht noch ein paar Symbole. Außerdem habt Ihr die Möglichkeit auch eigene Grafiken, wie z.B. Euer Logo hochzuladen. Und das Beste ist, dass das Programm kostenlos ist!

Ihr könnt Canva am PC, Handy oder Tablet nutzen. Einfach mal ausprobieren: www.canva.com

Ein Tutorial findet Ihr hier: https://www.youtube.com/watch?v=xa-kW0Mfc50

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und natürlich eine erfolgreiche und spaßige Fußball-Weltmeisterschaft 🙌

Euer studiolution-Team

Liebespost von studiolution

Liebe Friseurinnen, liebe Friseure,

allein in Deutschland gibt es ca. 80.000 Friseurbetriebe und ca. 40 Mio. Menschen gehen mindestens einmal im Jahr zum Friseur. Damit seid Ihr – neben viel Schokolade – wohl die Glücklichmacher Nr.1 – ganz ohne Nebenwirkungen auf der Hüfte.

Wie ihr wisst, muss unsere Branche in der Realität aber oft als Beispiel für viele negativen Dinge herhalten wie z.B. Niedriglöhne, Schwarzarbeit, etc.

Wir sehen das anders. Wir lieben Euch und das, was Ihr tut. Für uns seid Ihr die wahren Helden des Alltags und wir arbeiten unglaublich gerne mit Euch. Das ist auch der Grund dafür, warum wir unsere Köpfe zusammengesteckt haben und diesen wunderbaren Text für Euch geschrieben haben 💖

Ihr könnt ihn gerne ausdrucken, an die Wand hängen oder einfach mit Euren Kollegen und Mitarbeitern teilen.

Wer den Text gerne auf einem T-Shirt oder einer Tasche hätte, kann sich gerne in unserem eigens dafür eingerichteten Shop umschauen. Da gibt es neben dem Tassenklaus und der Trinkuschi u.a. auch den Liebesbrief als Poster und vieles mehr – natürlich auch für unsere Nicht-Friseure. 😉

Den Link zum Shop findet Ihr hier.

Wir freuen uns auf Euer Feedback und Wünschen Euch ganz viel Spaß 😊

Euer studiolution-Team

PS: Wir lieben den täglichen Kontakt zu Euch. Der Text dreht sich zwar um Friseure, aber das kommt nur daher, dass wir damit angefangen haben. Wir werden das natürlich auch noch für unsere Hundesalons, Kosmetiker und Kosmetikerinnen, Praxen, Tattoostudios etc. machen – weil wir das wirklich gerne machen.

Unser Business Analyzer in der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT

In der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT findet Ihr einen tollen und informativen Artikel zu unserem Business Analyzer 📊 📈.

Hier könnt Ihr den Artikel digital nachlesen. Wer das Heft lieber in den Händen halten möchte, kann ganz einfach ein Probeheft bestellen.

Keine Angst vor der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Kraft. Diese regelt, wie Unternehmen und Betriebe den Umgang mit personenbezogenen Daten zu pflegen haben und welche Rechte Nutzer bzw. Kunden haben.

Vor der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) muss man keine Angst haben.

💡 Warum es wichtig ist Daten zu schützen und gleichzeitig zu wissen wie Klaus seinen Kaffee trinkt.

Wer sein Geschäft erfolgsorientiert führen möchte, ist aber auf gute Daten angewiesen. Nur so kann man beispielsweise optimalen Service bieten oder entsprechende Strategien und Maßnahmen planen. Das Missachten der neuen DSGVO-Regeln kann einem allerdings teuer zu stehen kommen. Dennoch braucht man keine Angst vor der neuen Verordnung haben. Denn das Schöne ist, der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist im Grunde gar nicht so schwer und war bisher auch schon gesetzlich geregelt.

💡 Doch erstmal Schritt für Schritt 😉

Datenschutz im Allgemeinen umfasst drei Ebenen: die Datenerhebung, Datenverarbeitung (zum Beispiel das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren oder Löschen von Daten) – sowie die Nutzung von personenbezogenen Daten.

Doch was sind überhaupt personenbezogene Daten? Hierunter fallen z.B. Name, Anschrift, E-Mail Adresse oder Geburtstag eines Kunden, aber auch Standortdaten oder IP-Adressen zählen zu personenbezogenen Daten – sprich sämtliche Daten, mit denen man eine Person eindeutig identifizieren kann.

💡 Welche Änderungen bringt die DSGVO mit sich?

Die bisherigen Grundprinzipien des Datenschutzes, die im Bundesdatenschutzgesetz verankert sind, bleiben bestehen. Somit ist jede Art von Datenverarbeitung nur dann zulässig, wenn entweder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt, oder die betroffene Person mit der Datenverarbeitung einverstanden ist.

➡️ Datenübertragbarkeit und Recht auf Löschung

Des Weiteren stärkt die EU die Rechte der Nutzer bzw. Kunden. Diese haben nun ein Recht auf Löschung der eigenen Daten sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Personenbezogene Daten gehören demnach dem Kunden und nicht dem Unternehmen.

➡️ Informationspflicht und Auskunftsrecht

Außerdem unterliegt ein Unternehmen der Informationspflicht sowie dem Auskunftsrecht. Das heißt, dass Kunden in Zukunft leichteren Zugang zu ihren Daten bekommen sollen und über deren Nutzung informiert werden müssen. Somit hat jeder Nutzer das Recht zu erfahren, welche Daten ein Unternehmen über ihn gesammelt hat und wie diese weiterverarbeitet werden.

Generell werden durch die neue Datenschutzgrundverordnung die Rechte der Kunden gestärkt und die Pflichten der Verantwortlichen erhöht.

💡 Betrifft mich die Datenschutzgrundverordnung überhaupt?

Ja – grundsätzlich ist erst mal jedes Unternehmen in der EU betroffen. Besonders Salons und Studios hängen von Informationen Ihrer Kunden ab um den Service zu optimieren – z.B. Farbmischungen, Allergien, gekaufte Produkte und Leistungen der Vergangenheit etc. Außerdem werden oft Vorher-/ Nachher Bilder in sozialen Medien gepostet, was auch unter die DSGVO fällt. Übrigens – es geht nicht nur um Kundendaten – sondern z.B. auch um die Daten der Mitarbeiter.

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💡 Vorlagen und Muster

✔️ Muster Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen hier (Anlage 4)
✔️ Muster Einwilligungserklärung für Eure Kunden hier (Anlage 1)
✔️ Merkblatt für Eure Kunden (z.B. zur Auslage im Geschäft) hier (Anlage 2)
✔️ Muster zur Verschwiegenheitsvereinbarung mit Mitarbeitern hier
✔️ Datenschutzerklärung für die eigene Webseite erstellen z.B. hier

Anmerkung: Ein Muster für eine Datenschutzerklärung findet Ihr alternativ hier.

Selbstverständlich müssen die Vorlagen noch auf das eigene Unternehmen angepasst werden. Auch bei der Einwilligungserklärung muss man abwägen: Unsere Recherchen haben ergeben (Landesschutzbeauftrage Bayern), dass man nur dann eine Einwilligung benötigt, wenn man mehr Daten erhebt als für die Dienstleistung notwendig wären wie z.B. Hobbies. Allerdings – auf der sicheren Seite ist man mit Einwilligung, da man vielleicht auch Bilder, etc. zukünftig ablegen möchte…

💡 Datenschutzbeauftragter – muss oder kann?

Unternehmen, die mehr als neun Mitarbeiter beschäftigen, die ständig personenbezogenen Daten verarbeiten, brauchen einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (gemäß § 38 BDSG (neu).

Im Zuge unserer Recherchen haben wir von mehreren Quellen, wie z.B. dem bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, die Auskunft erhalten, dass ein Datenschutzbeauftragter beispielsweise bei Friseuren nicht notwendig sei. In dieser Branche stehe die handwerkliche Dienstleistung im Vordergrund und nicht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Hier gilt: Das kann sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden und sollte individuell geprüft werden. Ein guter Ansprechpartner sind hierfür die Landesämter für Datenschutz.

💡 Benötigt man eine extra Einwilligung von Kunden zum Zwecke der Direktwerbung?

Interessanter Weise sind ausdrückliche Regelungen zur Werbung in den DSGVO nicht enthalten. Es geht eher darum, ob das Unternehmen ein berechtigtes Interesse hat, dem jeweiligen Kunden Direktwerbung zu senden. Der sogenannte Erwägungsgrund 47 der DSGVO gibt vor,  dass genau dieses Interesse einer Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen darstellt.

Was heißt das nun? Wenn die E-Mail Adresse in Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung erhalten wurde, dann darf das Unternehmen diese für eigene, ähnliche Produkte oder Dienstleistungen für Direktwerbung verwenden – also z.B. Angebote per E-Mail an Bestandskunden, Terminerinnerungen, etc. versenden. Auch ohne extra Einwilligung.

Fazit: Man benötigt nach unseren Recherchen keine extra Einwilligung zum Zwecke der Direktwerbung an Bestandskunden, solange man nicht für z.B. andere Unternehmen wirbt. Man muss die Kunden allerdings vorab informieren, dass man das macht und dass die Kunden dem jederzeit widersprechen können (z.B. E-Mail Abmelden Links).

💡 Sanktionen und Strafen bei Missachtung

Was passiert, wenn ich die neuen Gesetze nicht einhalte? Der Bußgeldrahmen wurde für Datenschutz-Verstöße deutlich erhöht. Es können Beträge von bis zu 20 Millionen Euro gefordert werden oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens.

Auch wenn die Strafen hoch erscheinen, gibt es keinen Grund Kundendaten nicht mehr zu erheben. Diese Daten sind essentiell, um ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Zu wissen, wie Kunde Klaus seinen Kaffee gerne trinkt – oder welche Produkte er gerne nutzt, führt zu positiven Erlebnissen im Geschäft und letztendlich zu einer langfristigen Kundenbindung. Ein Kundenmanagement-System, wie es in studiolution enthalten ist, kann dabei helfen. Befasst man sich erst einmal sorgfältig mit sämtlichen Änderungen und Neuerungen der DSGVO, so braucht man auch keine Angst vor den Prüfbehörden zu haben.

Im Übrigen „stechen“ die GoBs (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) mit seinen Aufbewahrungspflichten den Datenschutz: Beispielsweise sind erfasste Kunden (=Vertragspartner) nach dem BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372 aufzubewahren.

💡 Was machen wir bei Head-on Solutions?

Mit studiolution/ studiobookr nehmen wir den Datenschutz schon immer sehr ernst – und nicht erst seit den DSGVO. Außerdem haben wir bereits vor Monaten damit angefangen, sämtliche Richtlinien und Pflichten ordnungsgemäß umzusetzen.

Konkret haben wir bereits einige Dinge auf studiobookr.com umgesetzt wie z.B. Cookie Hinweise oder eine extra Bestätigung der Datenschutzerklärung bei Online Buchung. Außerdem kommen in den nächsten zwei Wochen unter anderem noch ein aktualisierter Vertrag zur Auftragsverarbeitung (wichtig: unterschrieben bei uns bis 25.5.18 vorliegend), Abmeldelinks von Service E-Mails, extra Impressumsfeld auf der Onlinebuchungsseite sowie eine neue Datenschutzerklärung und AGBs nach DSGVO und noch einige Dinge mehr.

🚨 Wichtiger Hinweis und wen kann ich fragen

Der vorliegende Beitrag stellt weder eine Rechtsberatung dar – noch ersetzt er die Beratung durch einen fachkundigen Rechtsanwalt, bei der die Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigt werden können. Bitte informiert Euch über die DSGVO und holt Euch fachkundigen Rat ein bei z.B. den jeweiligen Landesämtern für Datenschutz (beipsielsweise in Bayern) oder eben bei fachkundigen Anwälten bzw. Datenschützern. Auch manche Innungen oder Handwerkskammern können weiter helfen.

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💡 Hilfreiche weiterführende Links:

studiolution HACKS #0.04

Ihr kennt das sicherlich: Euer Salon ist ausgebucht und Kunden, die gerne einen Termin haben möchten, müssten auf eine Warteliste gesetzt werden. Ihr habt Euch immer damit beholfen, handschriftlich eine Liste zu pflegen und seid dabei im Zettelchaos versunken? Oder Ihr arbeitet mit vielen Laufkunden und verliert öfters mal den Überblick, wer eigentlich zuerst da war?

💡 Hier kommt unser Hack:

Ihr habt bestimmt schon gesehen, dass es in studiolution jetzt eine To-Do Liste gibt. Sie ist zum einen auf der Startseite links vom Puls oder darüber zu finden und zum anderen im Terminbuch.

Die To-Do-Liste könnt Ihr aber nicht nur nutzen, um Aufgaben zu managen, sondern Ihr könnt sie außerdem auch zur Warteliste umfunktionieren!

Und so geht’s:

📌 Auf „Neue Aufgabe“ klicken
📌 Bei „Was ist zu erledigen“ Dienstleistung und Kundennamen eingeben
📌 Optional Wunschdatum eingeben und Mitarbeiter zuordnen
📌 Tipp: Telefonnummer für den Rückruf nicht vergessen – Speichern!

Wenn ein Termin frei wird, weil ein Kunde absagt, kann der nächste Kunde einfach nachrücken. Ihr könnt für diesen dann ganz einfach einen Termin im Terminbuch anlegen. In der To-Do-Liste (bzw. Eurer umfunktionierten Warteliste) abhaken – und fertig!

Genau so könnt Ihr übrigens Kunden organisieren, die spontan in den Salon kommen und warten wollen. So behaltet Ihr den Überblick – und zwar ganz ohne Zettelwirtschaft.

studiolution HACKS #0.03

studiolution hacks

In unserem heutigen studiolution HACK geht es um Eure persönliche Terminbuchungsseite auf www.studiobookr.com. Diese Seite stellen wir jedem unserer Kunden kostenlos zur Verfügung, egal ob man die Online Terminbuchung nutzt oder nicht. Warum es wichtig ist, diese zu pflegen, verraten wir Euch in diesem Beitrag.

💡 Den Link zu Eurer persönlichen Seite findet Ihr unter Einstellungen > Online Terminbuchung.

Neben den wichtigsten Informationen für Eure Kunden, wie z.B. Telefonnummer, Adresse, Öffnungszeiten, ist die Terminbuchungsseite auf www.studiobookr.com auch sehr wichtig für Suchmaschinen.

Stellt Euch vor, Ihr betreibt einen Kosmetiksalon. Wenn Eure Kunden bei Google den Begriff „Kosmetikerin Nürnberg“ suchen, möchtet Ihr sicherlich auf der Ergebnisseite zu finden sein. Warum? Ganz einfach, weil Neukunden so am besten auf Euch aufmerksam werden und einen Termin bei Euch buchen werden. Auch Eure Bestandskunden finden Euch direkt und können z.B. einen Online Termin buchen, eine Bewertung abgeben, eine Telefonnummer raussuchen oder die Adresse nachschauen.

Google und andere Suchmaschinen lieben Inhalte. Sie durchforsten das Internet nach interessanten Bildern, Texten oder weiterführenden Links. Je genauer und qualitativ hochwertiger, desto besser. Anschließend werden die Ergebnisse sortiert und die relevantesten landen auf der ersten Seite sehr weit oben. Dadurch werden sie leichter gesehen und schneller gefunden.

Wer die Suchmaschinen also glücklich machen möchte, sollte darauf achten, seine Inhalte im Netz aktuell zu halten. Ein erster Schritt ist das Pflegen Eurer Terminbuchungsseite – auch wenn Ihr keine Online Terminbuchung habt!

studiobookr

💡 Änderungen auf Eurer Terminbuchungsseite nehmt Ihr direkt in studiolution vor.

Und so geht’s:

📌 Texte: Überlegt als erstes, wer Eure Seite besuchen wird. Welche Begriffe würde die Person googlen? Verwendet diese Begriffe in Euren Texten und versetzt Euch dabei in die Sprache Eurer Kunden hinein. Ihr habt bei studiolution zwei Möglichkeiten Texte anzupassen:

1. Die Studio- / Salonphilosophie (unter Einstellungen > Weitere Einstellungen) und
2. Beschreibung der Mitarbeiter (unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung).

📌 Bilder: Suchmaschinen sehen Bilder nicht so wie wir, sondern nur den Code dahinter. Es ist deshalb sinnvoll, der Bilddatei einen aussagekräftigen Namen zu geben. „das-team-von-salon-haarspitze.jpg“ ist natürlich viel besser als „bild.jpg“.

Ihr könnt folgende Bilder hochladen:

1. Ein Titelbild oder ein Logo (unter Einstellungen > Online Terminbuchung) und
2. Mitarbeiterbilder (unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung).

Tipp: Außerdem ist es ratsam, bei den hochgeladenen Bildern eine Bildbeschreibung hinzuzufügen (Einstellungen > Weitere Einstellungen). So können die Suchmaschinen besser verstehen, was auf dem Bild zu sehen ist.

💡 Mitarbeiterbeschreibungen und Mitarbeiterbilder sind nur dann zu sehen, wenn die Online Terminbuchung aktiviert ist.

📌 Bewertungen: Fordert Eure Kunden dazu auf, nach einer Behandlung eine Bewertung dazulassen, z.B. mit einer SMS wenn der Termin kassiert wurde. Bewertungen enthalten wertvolle Inhalte und bescheren Euch einen Platz ganz oben auf der Suchergebnisseite. Je mehr Bewertungen, desto besser. Einfacher und unkomplizierter kommt Ihr nicht an aktuelle und qualitativ hochwertige Inhalte.

Bewertungen des Termin-Und KassenSystems studiolution auf studiobookr.com

Die persönliche Terminbuchungsseite ist bei studiolution kostenlos in allen Paketen mit drin. Ihr könnt Eure Kunden darüber online buchen lassen oder sie einfach als eine Art „Telefonbucheintrag im Internet“ verwenden. Außerdem könnt Ihr Sie bei Facebook oder auf Eurer eigenen Website einbauen. Egal für was Ihr Euch entscheidet – macht sie hübsch und informativ!

studiolution HACKS #0.02

studiolution hacks

Unser erster studiolution HACK dreht sich um das Thema Browser und mit welchem Ihr eigentlich ins Internet geht.

💡 Wir haben festgestellt, dass einige von Euch immer noch den Internet Explorer nutzen. Mal ehrlich, dieser wird seit Jahren nicht mal mehr von Microsoft selbst unterstützt, ist langsam, ziemlich unsicher und extrem virenanfällig.

❗️ Seit 2016 gibt es für diesen Browser von Microsoft keine Updates mehr, was die Tore für Trojaner und andere Viren weit öffnet. In der Vergangenheit kam es des Öfteren dazu, dass persönliche Daten der Benutzer ausgelesen wurden, Einstellungen verändert wurden (sog. Hijacking) oder ungefragt Programme ausgeführt wurden ❗️

⚠️ Wir raten DRINGEND davon ab, weiterhin mit diesem ins Internet zu gehen oder sogar Online-Banking oder Bestellungen darüber zu machen. Es ist an der Zeit sich also endlich von alten Gewohnheiten zu verabschieden und sich nach einem Nachfolger umzusehen.

Wir empfehlen Euch Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari (Mac). Diese Browser überzeugen vor allem hinsichtlich Schnelligkeit, Sicherheit und machen auch keine Probleme mit unseren Druckern. Leider kommt es auch mit dem Microsoft Edge immer wieder zu Problemen mit der Darstellung von studiolution und dem Drucken von Bons, weshalb wir auch von diesem abraten.

Zusätzlich könnt Ihr Eure Browser über sogenannte Add-ons ganz einfach erweitern. Wir wollen Euch ein paar vorstellen, die wir ziemlich cool finden und die sehr einfach zu installieren sind:

📍 LastPass
Ein Passwort-Manager, der die vielen Online-Passwörter sicher speichert und jederzeit abrufbar macht https://lastpass.com/misc_download2.php

📍 Adblock Plus
Blockiert Werbung in Youtube-Videos oder bei Facebook und alle anderen nervigen Werbebanner auf Websites https://adblockplus.org/de/

📍 Save to Pocket
Speichert interessante Videos, Artikel, Bilder für später ab https://getpocket.com/

📍 Themes
Machen den Browser etwas hübscher. Hier findet Ihr eine Auswahl:
Firefox: https://addons.mozilla.org/de/firefox/themes/
Chrome: https://chrome.google.com/webstore/category/themes

📍 Giphy für Chrome
Ganz einfach und schnell nach dem passenden GIF suchen und es z.B. in Facebook-Posts einbinden https://chrome.google.com/webstore/detail/giphy-for-chrome/jlleokkdhkflpmghiioglgmnminbekdi

Egal welchen Browser Ihr benutzt, achtet stets darauf, dass dieser auch aktuell ist. Nur durch regelmäßige Updates schützt Ihr Euch vor Sicherheitslücken oder Virenangriffen.

Hier könnt Ihr die aktuellsten Versionen der Browser downloaden:

✔️ Firefox: https://www.mozilla.org/de/firefox/
✔️ Chrome: https://www.google.de/chrome
✔️ Safari: https://support.apple.com/de_DE/downloads/safari

🐰 Oster-Schnitzeljagd & Gewinnspiel 🐰

🎁 Gewinne eine Nintendo-Switch oder einen von drei Amazon-Gutscheinen im Wert von je 25€ 🎁

So geht’s:
🥚 Gehe auf www.studiobookr.com
🐣 Suche den Salon „Zum Osterhasen“ und buche einen Online Termin
🐥 Wenn Du möchtest: Teile diesen Beitrag und markiere deinen Lieblingssalon (Friseur, Kosmetikstudio, Tattoostudio, Nagelstudio,…) und deine Freunde in den Kommentaren

Rechte & Pflichten bei der Kassennachschau – Antworten auf häufige Fragen

Seit der Einführung der GoBD Richtlinien zu Beginn des Jahres 2017 herrschen vor allem für bargeldintensive Unternehmen und Geschäfte strengere Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Seit 01.01.2018 kommt zusätzlich die Kassennachschau dazu, die das Finanzamt ohne Vorankündigung durchführen darf. Gute Gründe sich ausführlicher mit dem Thema Kasse zu beschäftigen, denn eine Sache ist sicher – die Anforderungen an Kassen werden von Jahr zu Jahr weiter steigen.

Kassen- und Terminsoftware studiolution, Kassennachschau, Betriebsprüfung

Was ist die Kassennachschau genau?

Die Kassennachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Steuerbeamte darf, bevor er die Kasse prüft, verdeckt beobachten oder Testkäufe durchführen. Er hat auch das Recht, die Geschäftsräume zu betreten. Erst wenn er dann zur Kassennachschau übergeht, muss er sich mit einem Dienstausweis ausweisen. Die Kassennachschau kann immer zu den Öffnungszeiten stattfinden, auch samstags. Sie ist allerdings keine Betriebsprüfung, das heißt, sie bezieht sich nicht auf die Vergangenheit, sondern auf die aktuelle Kassenführung (Achtung: Die Kassennachschau kann jedoch ohne Vorankündigung in eine Betriebsprüfung übergehen).

Was wird geprüft?

Geprüft wird vor allem die lückenlose Kassenführung. Hier achten die Beamten besonders auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und – ausgaben. Um einen genauen Soll-Ist-Vergleich zu erhalten, wird ein Kassensturz durchgeführt. Alle Bargeldbestände werden geprüft, weshalb es unbedingt erforderlich ist, alle Veränderungen zu erfassen (z.B. Wechselgeld, Trinkgeld, Gutscheinverkauf, etc.). Außerdem wird geprüft, ob die Einhaltung der GoBD Richtlinien gewährleistet wird. Auf folgende Punkte wird besonders geachtet:

  • Nachträgliche Veränderbarkeit von Rechnungen
  • Verwendung des Trainingsmodus
  • Fortlaufende Nummerierung der Tagesabschlüsse
  • Elektronische Auswertbarkeit aller unternehmensrelevanten Daten
  • Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre

✅ studiolution ist nach den GoBD Richtlinien zertifiziert und erfüllt all diese Anforderungen. Mehr lesen. Jeder Geschäftsinhaber ist allerdings selbst dafür verantwortlich, seine Buchhaltung und Finanzen ordentlich und gewissenhaft zu führen!

Was muss dem Beamten vorgelegt werden?

Voraussichtlich das Kassenbuch und eine Verfahrensdokumentation, egal ob handschriftlich erfasst oder digital.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und zu Euren Unterlagen legen. Wenn ein Finanzbeamter vorbei schaut, habt schon mal die wichtigsten Daten griffbereit und der Beamte kann diese ganz leicht downloaden.

Worauf muss der Beamte außerdem Zugriff haben?

Auf alle Einzelaufzeichnungen und abgaberechtlichen Unterlagen (z.B. Journal, Kassenbuch, etc.) sowie die technischen Daten der Kasse und die Zertifizierung, falls vorhanden.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und dem Beamten vorlegen.

Wozu ist der Salon-/ Studiobetreiber verpflichtet?

Studio- und Salonbetreiber sind dazu verpflichtet, bei einer Steuerprüfung Einsicht und Auskunft über Ihrer Kassenaufzeichnungen und Buchungen zu geben.

Darf der Prüfer in meine Privaträume?

Grundsätzlich sind Privaträume für den Prüfer tabu. Sollte jedoch eine Verdunklungsgefahr bestehen, dürfen auch Privaträume betreten werden.

Was tun, wenn der Betriebsprüfer da ist?

  • Ruhe bewahren
  • Dienstausweis und Prüfungsanordnung vorzeigen lassen (Achtung Betrüger unterwegs!)
  • Ruhiges und konstruktives Prüfungsklima schaffen, z.B. in einem geschützten Raum
  • Technische Daten und Bedienungsanleitung der Kasse ausgedruckt bereitlegen
  • Am Ende das Protokoll der Kassennachschau aushändigen lassen

Es gibt nichts zu befürchten. Faustregel: Einfach alles sauber kassieren, jeden Tag das Geld zählen und nichts am Finanzamt vorbei machen. Dann wird aus dem Betriebsprüfer plötzlich Euer bester Freund und niemand, den man fürchten muss.

Was wenn der Geschäftsführer/Inhaber nicht da ist?

Dann sollten die Mitarbeiter den Prüfer darauf hinweisen und den Betriebsinhaber kontaktieren. Außerdem empfiehlt es sich, den Steuerberater über die Nachschau zu informieren. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

Tipp: Telefonnummer des Steuerberaters griffbereit haben

Weitere wissenswerte Fragen rund um die Kasse:

Gibt es eine Bonpflicht?

Erst ab dem 1.1.2020 gilt in Deutschland die Bon-Pflicht. Ein Bondrucker ist ab diesem Zeitpunkt kein optionales Hilfsmittel mehr. Generell erleichtert der Bondrucker Arbeit – mit dem passenden System können sogar Gutscheine ausgedruckt und z.B. per Barcode wieder eingescannt werden.

Was ist ein Zählprotokoll überhaupt – und brauche ich das?

Mit einem Zählprotokoll wird ein Nachweis für die geldmäßige Kassenführung erbracht – im Gegensatz zur rein rechnerischen. Sprich, mit einem Zählprotokoll wird festgehalten, in welcher Anzahl und in welcher Stückelung der Kassenendbestand vorliegt. Generell sind Zählprotokolle nur bei offenen Ladenkassen Pflicht. Bei elektronischen Kassen ist ein Zählprotokoll aber sehr empfehlenswert – zum einen erweckt ein täglich ausgefülltes Zählprotokoll beim Prüfer Vertrauen, zum anderen ist somit auch mehr Nachvollziehbarkeit gewährleistet – und zuletzt hilft es natürlich beim Zählen und Vermeiden von Kassendifferenzen auf Grund von Rechenfehlern.

Kassenbericht vs. Kassenbuch? Was wird gebraucht – was ist Pflicht?

Kassenberichte sind Bestandteil des Kassenbuchs. Im Kassenbuch werden sämtliche Geschäftsvorgänge erfasst, die bar getätigt wurden. Der Kassenbericht ist der täglich ausgezählte Bestand der Kasse – und zwar auf den Cent genau. Ein täglicher Kassenbericht ist für alle Systeme Pflicht. Gerade dieser ist für Betriebsprüfer besonders interessant – und ist gleichzeitig bei handschriftlicher Führung fehleranfällig.

Kassen- und Terminsoftware studiolution, Kassennachschau, Betriebsprüfung

Typische Fehler vermeiden:

Folgende typische Fehler machen Prüfer skeptisch und sind deshalb unbedingt zu vermeiden:

  • Glatte Euro-Beträge beim Tagesabschluss deuten darauf hin, dass der Bestand der Kasse nicht durch Auszählen festgestellt wurde.
  • Keine Soll-Ist-Differenzen – klar, Differenzen sind nicht gut, aber wenn Ihr Geschäft immer perfekte Abschlüsse hat, kann das schon skeptisch machen. Fehler sind schließlich menschlich.
  • Berichte werden nicht täglich, sondern nur wöchentlich oder monatlich erstellt.
  • Der Kassenendbestand des Vortags entspricht nicht dem Anfangsbestand am Folgetag.
  • Negative Kassenbilanzen: klar, oder? Eine Kasse kann niemals negativ werden. Leerer als Leer geht nicht 😉 Das ist dann ein eindeutiger Beweis, dass das Geld nicht gezählt wurde.

Tipps für die ordnungsgemäße Kassenführung mit studiolution:

  • Kassenabschluss täglich durchführen
  • Tägliches Zählprotokoll des Bargeldbestandes durchführen
  • Alle Bargeldeinlagen und -entnahmen dokumentieren und Belege aufbewahren
  • Alle Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren (macht studiolution automatisch 😉

Weitere Infos und eine schöne Zusammenfassung zeigt auch das folgende Video:

Hilfreiche Links:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/Betriebspruefungsordnung/betriebspruefungsordnung.html

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/gesetz-gegen-manipulation-an-kassensystemen/kasseng-kassen-nachschau_168_344420.html

Aufgaben noch besser organisieren

Ab sofort stellen wir eine ziemlich coole To-do-Liste zur Verfügung – und die kann einiges! Anfallende Aufgaben im Geschäft könnt Ihr jetzt noch besser organisieren, einzelnen oder allen Mitarbeitern zuweisen und erledigen.

Und so geht’s:

  • Aufgaben mit oder ohne Datum anlegen
  • Aufgaben an einzelne Mitarbeiter oder das ganze Team verteilen
  • Aufgaben abhaken, bearbeiten oder löschen
  • Aufgaben nach Fälligkeit trennen: heute, zukünftig oder abgeschlossen

Zu finden ist die To-do-Liste direkt auf der Startseite – entweder links vom Puls oder darüber.

To-do-Liste des Termin- und Kassensystems studiolution

Zusätzlich findet ihr die To-do-Liste auch im Terminbuch. Über das neue Symbol unten rechts in der blauen Leiste könnt Ihr sie auf- und zuklappen. Außerdem wird Euch neben dem Symbol angezeigt, wie viele Aufgaben für den heutigen Tag anstehen.

Und das Beste: Aufgaben, die einem bestimmten Datum und Mitarbeiter zugeordnet sind, werden im Terminbuch auch direkt in der Spalte des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt – und zwar in grün, also nicht zu übersehen 😉

Wir wünschen Euch wie immer viel Spaß beim Ausprobieren,
Euer studiolution – Team 💕