🎁 Update: Intelligente Kundensuche & Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

Heute haben wir ein wahnsinnig tolles neues Update für Euch! Wir haben den Topwunsch auf der Wunschliste für Euch erfüllt: Bei der Neukunden-Anlage wird jetzt geprüft, ob der Kunde bereits existiert und Vorschläge von bereits vorhandenen Kunden angezeigt.
Im gleichen Zuge haben wir die Kundensuche im Terminauswahlfenster überarbeitet. Diese ist jetzt nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch intelligenter. Zusätzlich könnt Ihr Euren Kunden ab sofort eine Kundennummer zuweisen.

Also jede Menge Neuigkeiten – und so geht’s:

1. Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

  • Rechts neben dem Suchfeld findet Ihr einen neuen Button, mit dem Ihr einen neuen Kunden direkt anlegen könnt.
  • Gebt Ihr einen Namen, eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse ein, die bereits vorhanden ist, werden Euch die entsprechenden Vorschläge angezeigt.
  • So vermeidet Ihr das doppelte Anlegen von Kunden

2. Intelligente Kundensuche

  • Das Eingabefeld für die Suche ist nun direkt sichbar
  • Gebt Ihr nichts ein, wird der Kunde automatisch als Laufkunde angelegt
  • Es werden alle Suchergebnisse angezeit, die den gesuchten Begriff enthalten

Beispiel: Gebt Ihr in das neue Suchfeld den Begriff „Maria“ ein, durchsucht studiolution die Kundenkartei im Terminauswahlfenster in den Feldern Vorname, Nachname, Email-Adresse, Handynummer und Kundennummer danach. Es werden nun alle Suchergebnisse angezeigt, die den Begriff beinhalten. Dadurch findet Ihr Eure Kunden viel schneller und zuverlässiger.

3. Kundennummern
Außerdem könnt Ihr Euren Kunden ab sofort auch eine Kundennummer zuteilen. Sie bietet jetzt schon viele kleine Vorteile, legt aber hauptsächlich den Grundstein für zukünftige Projekte (mehr Infos dazu gibt es aber erst im neuen Jahr ;-))

Die Kundennummer wird beim Anlegen eines Kunden automatisch befüllt. Wenn Ihr bereits Kundenkarten an Eure Kunden verteilt, könnt Ihr die vorhandenen Nummern natürlich weiterverwenden und im Feld „Kundennr.“ eintragen.

Mit der Kundennummer könnt Ihr Eure Kunden dann, sowohl in der Kundenkartei als auch im Terminauswahlfenster, suchen – das geht nicht nur schneller sondern auch fehlerfrei.

Tipp: Das geht übrigens auch mithilfe eines RFID-Lesegerätes. Wie das funktioniert, erfahrt Ihr in unserem kleinen Video. Im Video verwenden wir diesen Scanner und diese Karten.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

PS: Fragen? Einfach anrufen: 0911 13 13 35 18 oder eine E-Mail schreiben: service@studiolution.com

Update: Zeichenzähler und Vorschau

Heute haben wir ein sehr praktisches und hilfreiches neues Update für Euch. Ab sofort findet ihr unter jeder SMS (egal ob SMS-Trigger oder Kampagnen-SMS) einen verbesserten Zeichenzähler und eine Vorschau.

1. Zeichenzähler

Der Zeichenzähler zählt die Zeichen Eurer SMS und zeigt Euch direkt an, ob ihr eine oder mehrere SMS versendet. Ein absoluter Pluspunkt in Sache Kostenkontrolle.

❗️ Aber Achtung: Für die Platzhalter rechnet das Tool mit einem Durchschnittswert. Wenn ihr also den Platzhalter für den Vornamen [FIRSTNAME] nutzt, macht es natürlich einen Unterschied, ob Euer Kunde Max (3 Zeichen) oder Maximilian (10 Zeichen) heißt. Das gleiche gilt für den Nachnamen und die URL zur Terminbuchungsseite.

💡 Unser Tipp: Versucht Eure SMS generell so kurz und knackig wie möglich zu halten. Hier geht es wirklich nur um die wesentlichen Informationen.

2. Vorschau

Die Vorschau hilft Euch beim Feinschliff Eurer SMS Nachrichten. Zusätzlich werden die Platzhalter mit Euren Daten gefüllt. Auf einen Blick könnt Ihr somit sehen, wie die SMS später bei Euren Kunder auf dem Handy erscheint und Änderungen und Anpassungen gezielter vornehmen.

💡 Das Termindatum, das in der Vorschau angezeigt wird, zeigt als Beispiel immer das aktuelle Datum, also nicht wundern, die Kunden erhalten natürlich die richtige Terminzeit 🙂

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Zeichen zählen und SMS verschönern! Bei Fragen einfach melden.

Euer studiolution-Team

PS: Einen genauen Bericht zu allen versendeten SMS gibt’s im Bereich Finanzberichte > Welcher Bericht > SMS-Marketing

Update: Monatsabschluss an Steuerberater weiterleiten

Die Ergebnisse unserer Steuerberater Umfrage 2018 haben uns gezeigt, dass auch wir noch etwas tun können, um die Zusammenarbeit zwischen Euch und Eurem Steuerberater zu vereinfachen. Wir haben daraus gelernt und eine E-Mail Funktion zur Weiterleitung des Monatsabschlusses eingebaut. Dadurch ist es ab sofort noch einfacher Eure Kassendaten am Ende des Monats an Eure Steuerberater zu schicken.

So geht’s:

1. Geht in den Bereich Finanzen > „Monatsabschluss“

2. Wählt unter Monat den entsprechenden Monat aus.

Hinweis: Das System prüft, ob für den gewählten Monat schon alle Tagesabschlüsse gemacht wurden und gibt einen Hinweis aus. Es werden auch Nicht-Arbeitstage angezeigt wie z.B. Sonntag, die man dann auch nicht beachten muss.

3. Wählt aus, wie Ihr die Daten übermitteln wollt. Per Email (Empfehlung!) oder z.B. per USB-Stick.

4. Kreuzt an, welchen Bericht Ihr übermitteln wollt. Das DATEV-Standardformat sollte auf jeden Fall angehängt werden! Die restlichen Berichte sind optional und werden im Normalfall nicht benötigt.

5. „Unter Einstellungen ändern“ könnt Ihr Eure Mandantennummer und die Steuerberaternummer eintragen. Diese erhaltet Ihr bei Eurem Steuerberater.

Wichtig: Bitte macht einen Haken bei „Konto und Gegenkonto tauschen“ und keinen Haken bei Leistungsdatum. Das System merkt sich die Eingaben beim nächsten Mal.

6. Gebt die E-Mail Eures Steuerberaters ein und formuliert eine nette Nachricht 🙂

7. Beim ersten Mal solltet Ihr Eurem Steuerberater noch unser Infoblatt für Steuerberater mit dran hängen. Darin kann der Steuerberater genau nachlesen, wie studiolution mit Buchungen, Gutscheinen und Konten umgeht. Ansonsten benötigt Ihr das nicht.

8. Jetzt habt Ihr noch die Möglichkeit ein Passwort für den Bericht zu vergeben – wenn ihr mögt. Nur wer das Passwort hat, kann diesen öffnen. Wichtig: Teilt das Passwort dem Steuerberater telefonisch oder auf einem anderen Weg mit, schreibt es nicht in die gleiche E-Mail – logisch, oder? 😉

Senden und das wars!

Antworten auf die häufigsten Fragen:

a) Was bekommt der Steuerberater am Ende des Monats sonst noch von mir?

Nichts. Im DATEV-Standardformat sind alle wichtigen Informationen für den Steuerberater enthalten. Optional kann noch das Kassenbuch oder der Gutscheinbericht mitgeschickt werden – sind in der Regel aber nicht notwendig! Auch Tagesabschlüsse, etc. sind nicht notwendig und verursachen unnötigen Aufwand, den man sich sparen kann.

b) Muss ich irgendwas ausdrucken?

Nein. Ihr müsst weder den Monatsabschluss noch Eure Tagesabschlüsse ausdrucken. studiolution ist ein elektronisches Kassensystem – das heißt, Ihr könnt komplett digital arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld! Anstatt Buchungen vom Papier abzutippen, kann der Steuerberater Buchungen mit einem Klick importieren – was deutlich schneller geht!

c) Was genau macht der Steuerberater?

Der Steuerberater erhält den Bericht per E-Mail und speichert diesen ab (evtl. benötigt er Euer Passwort). Anschließend kann er den Bericht direkt in sein Buchhaltungsprogramm (z.B. Datev) importieren. Die Buchungen sind bereits vorkontiert und richtig sortiert. Wichtig ist, dass er den Bericht vor dem Importieren nicht in Excel öffnet, sondern direkt in DATEV importiert.

Tipp: Unser Monatsabschluss ist vorkontiert und kann sowohl in SKR03 als auch in SKR04 ausgegeben werden. Alle Konten können zusätzlich individuell angepasst und erweitert werden.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren. Bei Frage könnt sowohl Ihr Euch als auch Eure Steuerberater wie immer direkt bei uns melden 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team

 

Neu: Ressourcenmanagement für die Verwaltung von Räumen, Kabinen und Geräten

Wir sind überglücklich und freuen uns riesig, dass wir nun das viel gewünschte und lang erwartete Ressourcenmanagement für Euch entwickeln und freischalten können. Vor allem für unsere Kosmetik-, Wellness-, Waxing-, Tattostudios und Praxen wird diese Funktion jede Menge Vorteile bieten:

  • Ressourcen (Räume, Kabinen, Geräte etc.) können mit verfügbaren Mengen angelegt werden
  • Eine oder mehrere Ressourcen können den entsprechenden Leistungen direkt zugeordnet werden
  • Termine können nur gebucht werden, wenn die zugehörige Ressource verfügbar ist (sowohl bei der Online Terminbuchung als auch bei internen Buchungen)

>> Dadurch gibt es keine Doppelbuchungen!

Hinweis: Gebucht werden immer Leistungen (nicht Ressourcen). D.h. man kann eine „Leistung“ so oft parallel buchen, wie die benötigte Ressource verfügbar ist.

Und so geht’s:

1. Ressourcen anlegen
Unter Einstellungen findet Ihr den neuen Menüpunkt „Ressourcenverzeichnis“. Dort könnt Ihr unten rechts auf „Neue Ressource“ klicken und Eure Räume, Geräte, Kabinen uvm. anlegen. Außerdem könnt Ihr festlegen, wie häufig die Ressource gleichzeitig gebucht werden kann.

Beispiel: Legt Ihr die Ressource „Massage-Raum“ mit der Menge 3 an, stehen drei Massage-Räume gleichzeitig zur Verfügung. Es können also drei Leistungen die einen Massage-Raum benötigen, zur gleichen Zeit (bei verschiedenen Mitarbeitern) gebucht werden.

2. Ressourcen den Leistungen zuordnen
Im zweiten Schritt ordnet Ihr Euren Leistungen die Ressourcen zu. Das geht unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > Leistungen > „Benötigte Ressourcen“. Hier kann ausgewählt werden, ob für die entsprechende Leistung ein Raum oder ein Gerät notwendig ist. Es können auch mehrere Ressourcen ausgewählt werden.

3. Überbuchungen sind nicht möglich
Ist der Raum bereits belegt oder das Gerät wird bereits bei einem anderen Termin verwendet, erhaltet Ihr eine Fehlermeldung. Bei der Online Terminbuchung werden Euren Kunden automatisch nur die freien Termine angezeigt.

4. Neues Symbol am Termin
Ist ein Termin mit einer oder mehreren Ressourcen verknüpft, erscheint unten links am Termin ein neues Symbol. So könnt Ihr auf den ersten Blick erkennen, ob Ihr einen Raum oder ein Gerät für diesen Termin benötigt.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

Leistungen und Leistungsgruppen sortieren

Wir haben diese Woche einige erste Verbesserungen im Leistungsverzeichnis vorgenommen.

Ab sofort könnt Ihr:

  • Leistungsgruppen in einem eigenen Menüpunkt „Leistungsgruppen“ separat anlegen und sortieren
  • Leistungen zu Leistungsgruppen zuweisen und innerhalb ihrer Gruppe sortieren

Das erhöht die Übersichtlichkeit im Terminbuch und führt zu sauberen Statistiken. Außerdem wird man durch sinnvolle Anordnungen schneller beim Terminieren und Kassieren. Es lohnt sich also mal in den eigenen Dienstleistungen „aufzuräumen“.

Das Ganze findet Ihr unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis.

So geht’s:

1. Leistungsgruppen sortieren

Unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis findet Ihr den neuen Menüpunkt „Leistungsgruppen“. Hier könnt Ihr Leistungsgruppen (z.B. Damen, Waxing, Augen, etc.) anlegen und löschen. Außerdem könnt Ihr hier die Position der Gruppen im Termindalog im Terminbuch, im Kassendialog und auf der online Terminbuchungsseite bestimmen. Gebt Ihr der Gruppe die Position 1, steht sie überall an erster Stelle.

2. Leistungen sortieren

Auch bei den einzelnen Leistungen könnt Ihr die Position und somit die Reihenfolge innerhalb der Leistungsgruppen bestimmen. Auch hier gilt, gebt Ihr einer Leistung die Position 1, steht sie in der eigenen Gruppe ganz oben.

Tipp: Filtert in der Übersicht zuerst nach der Leistungsgruppe innerhalb der Ihr sortieren wollt und vergebt den Leistungen dann eine Position, indem Ihr auf die einzelnen Leistungen klickt.

3. Neue Leistungen anlegen

Beim Anlegen von Leistungen gibt es für die Leistungsgruppen ab sofort eine Drop-Down-Liste. Das vermeidet das Anlegen doppelter Gruppen durch Rechtschreibfehler. Möchtet Ihr eine neue Gruppe anlegen, könnt Ihr das unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > „Leistungsgruppen“ tun.

Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

Neukunden-Statistik: Jetzt noch einfacher!

Wir arbeiten momentan stark am Unterbau von studiolution, was die Voraussetzung für viele tolle zukünftige Features ist. Dabei entstehen oft kleinere Dinge, die wir auf dem Weg dorthin schon mal für Euch freischalten. Dazu gehört auch die (Neu-) Kunden-Statistik. Sie hilft Euch das eigene Geschäft zu optimieren – egal ob Einzel- oder Mehrkämpfer und beantwortet Euch folgende Fragen:

  • Wie hoch ist die Wiederkehrer-Quote im Geschäft?
  • Welcher Mitarbeiter wandelt die meisten Neukunden in Bestandskunden um?
  • Wie viele Neukunden werden pro Monat generiert?
  • Steigt oder fällt die Anzahl der Bestandskunden?
  • Wie sieht das Ganze im Zeitverlauf aus?

Und so geht’s:

  • Geht in den Bereich „Statistik“ und klicke auf „Kunden“
  • Wählt unter „Seit“ einen Startpunkt für die Statistik aus
  • Wählt aus, ob Ihr die Auswertung pro Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter machen möchtet
  • Exportiert die Statistik in Excel oder druckt sie aus

💡 Auf der studiolution-Startseite findet Ihr unter „Anleitungen“ auch ein kleines Erklärungsvideo zur Neukunden-Statistik

So macht Ihr aus Neukunden Bestandskunden:

Ein wiederkehrender Kunde ist eines der schönsten Komplimente für das eigene Geschäft und nichts ist teurer als ständig neue Kunden werben zu müssen.

👑 SMS Kampagne: Wählt im Bereich Marketing > SMS-Kampagne Kunden aus, die erst einen Besuch bei Euch hatten. Schreibt diesen Kunden eine SMS und lockt sie z.B. mit einer Rabatt-Aktion wieder in Euer Geschäft. In der Neukundenanalyse könnt Ihr später sehen, ob Eure Aktion erfolgreich war.

👑 Wiederkehrer-Gutschein: Ist ein Kunde das erste Mal bei Euch im Geschäft, könnt Ihr ihm nach seinem Termin einen Rabattgutschein für den nächsten Termin ausstellen. Dazu einfach unter Gutscheine > auf „Neuer Rabatt Gutschein“ klicken.

👑 Bring a Friend Aktion: Wer gleich doppelt abstauben möchte, lädt seine Neukunden dazu ein, beim zweiten Besuch einen Freund mitzubringen. Dieser erhält dann einen Rabatt oder ein kleines Geschenk (z.B. ein Produkt gratis). Somit wird der Neukunde zum Widerholungstäter und ein weiterer Neukunde kommt dazu 😉

👑 Service-Level verbessern: Terminerinnerungs- und Geburtstags-SMS, sowie die Online Terminbuchung erhöhen Euer Service-Level dauerhaft. Nutzt die Kundenkartei um die Vorlieben und Wünsche Eurer Kunden zu notieren und bei jedem Besuch darauf einzugehen. Neukunden wird das positiv auffallen und die Wahrscheinlichkeit, dass sie wiederkommen, ist sehr hoch!

Folgende Unterschiede gibt es zur alten Neukundenanalyse:

📍 Die Anzahl der Wiederkehrer eines Monats bezieht sich immer auf die Anzahl der Neukunden im selben Monat. Im Juli 2015 waren in unserem Beispielgeschäft 189 Neukunden zu Besuch. Von diesen 189 Kunden sind bis heute 172 Kunden wiedergekommen, was einer Quote von 91,0% entspricht.Neukunden-Statistik studiolution

📍 Die Statistik wird jetzt pro Monat und nicht mehr pro Mitarbeiter dargestellt. Das hat den Vorteil, dass sie im Zeitverlauf betrachtet werden kann. Damit die Ergebnisse trotzdem pro Mitarbeiter analysiert werden können, gibt es in der neuen Statistik einen Mitarbeiter-Filter.

📍 Die Anzahl der Besuche von Laufkunden und Bestandskunden werden in der Statistik ebenfalls aufgezeigt.

📍 Weitere Kennzahlen findet Ihr im Business Analyzer. Dort gibt es ab sofort eine neue Standard-Vorlage mit dem Namen „Kunden nach Art und Umsatz“

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und ganz viel Erfolg!

Euer studiolution-Team

Neues Update: DSGVO-Löschkonzept

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, personenbezogene Daten wie z.B. E-Mail Adressen zu löschen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Dazu müssen alle ein sogenanntes „Löschkonzept“ vorlegen können.

Mit dem heutigen Update haben wir das mal eben für Euch übernommen 😉

Ab sofort können Kundendaten automatisch aus studiolution gelöscht werden, wenn diese

  • Euer Geschäft für mindestens zwei Jahre nicht besucht haben
  • und deren Kundenkartei für mindestens zwei Jahre nicht verändert wurde.

Keine Sorge: Eine Woche vor der Löschung der Daten, werdet Ihr darüber im Puls informiert und könnt Euch diese Kunden auch nochmal ansehen (per Kundenkartei oder Excel).
Sobald man in der Kundenkartei nochmals auf „Speichern“ klickt, werden diese Kunden übrigens nicht gelöscht.
 

 
Daten, die im Rahmen der GoBD aufgezeichnet werden müssen z.B. Vorname, Nachname und Buchungen, bleiben in den Exportberichten für Betriebsprüfer erhalten.

Ein riesen Vorteil der Funktion ist natürlich auch, dass neben der Einhaltung der DSGVO gleichzeitig auch die Kundenkartei aufgeräumt wird. Somit verschwinden Karteileichen und doppelte Kunden aus dem System und studiolution wird dadurch – vor allem bei der Terminanlage – deutlich schneller.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch jederzeit unter 0911131335 oder per Email unter service@studiolution.com bei uns melden.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team 💙

Aufgaben noch besser organisieren

Ab sofort stellen wir eine ziemlich coole To-do-Liste zur Verfügung – und die kann einiges! Anfallende Aufgaben im Geschäft könnt Ihr jetzt noch besser organisieren, einzelnen oder allen Mitarbeitern zuweisen und erledigen.

Und so geht’s:

  • Aufgaben mit oder ohne Datum anlegen
  • Aufgaben an einzelne Mitarbeiter oder das ganze Team verteilen
  • Aufgaben abhaken, bearbeiten oder löschen
  • Aufgaben nach Fälligkeit trennen: heute, zukünftig oder abgeschlossen

Zu finden ist die To-do-Liste direkt auf der Startseite – entweder links vom Puls oder darüber.

To-do-Liste des Termin- und Kassensystems studiolution

Zusätzlich findet ihr die To-do-Liste auch im Terminbuch. Über das neue Symbol unten rechts in der blauen Leiste könnt Ihr sie auf- und zuklappen. Außerdem wird Euch neben dem Symbol angezeigt, wie viele Aufgaben für den heutigen Tag anstehen.

Und das Beste: Aufgaben, die einem bestimmten Datum und Mitarbeiter zugeordnet sind, werden im Terminbuch auch direkt in der Spalte des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt – und zwar in grün, also nicht zu übersehen 😉

Wir wünschen Euch wie immer viel Spaß beim Ausprobieren,
Euer studiolution – Team 💕

studiolution-Rechnungen online abrufen

Kunden der Termin- und Kassensoftware studiolution können ihre Rechnungen online abrufen

Wir haben ein tolles neues Update, das für noch mehr Transparenz sorgen wird. Ab sofort könnt Ihr aktuelle und ältere studiolution-Rechnungen direkt in den Einstellungen abrufen. Dort erhaltet Ihr auch einen Überblick darüber, ob der entsprechende Betrag noch offen ist oder schon bezahlt wurde. Zusätzlich werden auch SMS- und Hardware-Rechnungen sowie Mahnungen aufgelistet.

Kunden der Termin- und Kassensoftware studiolution können ihre Rechnungen online abrufen

Alle Rechnungen können im PDF Format geöffnet, heruntergeladen und gespeichert werden.

Und so geht’s:
Einstellungen > Ihr Geschäft > „Rechnungen anzeigen“ und „PDF herunterladen“ klicken

Viel Spaß beim Ausprobieren,
Euer studiolution – Team