Neues Update zur Zeiterfassung

In den letzten Wochen haben wir uns intensiv damit beschäftigt, die Zeiterfassung zu optimieren. Eine grundlegende Verbesserung gibt es vor allem hinsichtlich der Sollarbeitszeiten und Pausen. Das Update dafür haben wir heute für Euch freigeschaltet.

Ab sofort könnt Ihr Sollarbeitszeiten für bestimmte Zeiträume pro Mitarbeiter definieren. Dadurch erhaltet Ihr eine minutengenaue Abweichung und könnt Überstunden und Fehlstunden auf einen Blick sehen – unabhänging von der Dienstarbeitszeit im Terminbuch.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Nachlesen:

Sollarbeitszeiten anlegen

1. Unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung auf den entsprechenden Mitarbeiter klicken und ganz nach unten scrollen. Dort auf den Punkt „Sollarbeitszeiten bearbeiten“ klicken.

2. In der Übersicht sind alle Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter aufgelistet. Rechts unten können neue Sollarbeitszeiten hinzugefügt werden.

3. Die Sollarbeitszeiten haben ein Gültigkeitsdatum. Ab diesem Tag gelten die neuen Zeiten, das ist praktisch, wenn ein Mitarbeiter z.B. ab dem nächsten Monat seine Stunden erhöht oder er jeden Monat oder jede zweite Woche eine andere Sollarbeitszeit pro Woche hat.

4. Die aktuell gültigen Sollarbeitszeiten erkennt Ihr in der Übersicht am Vermerk (Aktuell) und in der Mitarbeiterverwaltung direkt beim entsprechenden Mitarbeiter.

Pausen manuell abziehen

Im Bereich Mitarbeiter > Zeiterfassung > Verwaltung könnt Ihr ab sofort Pausen auch manuell abziehen. Dazu klickt Ihr auf den entsprechenden Tag und wählt in der Liste „Pause“ aus. Ihr könnt übrigens auch einen Grund für die Pause angeben.

Elektronische Zeiterfassung – wozu überhaupt?

Aktuell gilt für die Friseur- und Beautybranche keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Trotzdem solltet Ihr nicht auf eine Zeiterfassung verzichten. Vor allem die elektronische Zeiterfassung bietet euch und eurem Geschäft jede Menge Vorteile:

  • Kontrolle und Struktur im Geschäft

Mit studiolution wird die Zeiterfassung nicht nur einfacher als mit Excel oder Stift und Papier, sondern auch transparenter. Ganz einfach könnt ihr die Arbeitszeit eurer Mitarbeiter und auch eure eigene im Blick behalten und beispielsweise über einen Soll-Ist Vergleich auswerten.

  • Richtige Lohnabrechnung

Die Voraussetzung für eine richtige Lohnabrechnung ist eine saubere Zeiterfassung. Besonders wenn die Abrechnung auf Stundenbasis erfolgt, erspart euch die Zeitabrechnung über studiolution monatlich jede Menge Arbeit. Lästiges Nachrechnen am Ende des Monats entfällt, auch Urlaubstage und Krankheitstage werden automatisch verrechnet.

  • Einhaltung der lückenlosen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten

Eine Ausnahme bei der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten bilden die Minijobber. Für diese Mitarbeiter ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren – und zwar spätestens sieben Tage nachdem gearbeitet wurde. Außerdem müssen die Stundenzettel für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die studiolution Zeiterfassungsfunktion unterstützt euch dabei diese Vorgaben optimal einzuhalten.

  • Zur Vorbereitung auf Kontrollen durch den Zoll bzw. die „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“

Derzeit kommt es häufiger zu Kontrollen des Zolls bzw. der „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“ – die leider mit empfindlichen Strafen enden können. Mit studiolution seid ihr gut für eventuelle Kontrollen gerüstet – im Fall der Fälle könnt ihr übersichtliche und ordentliche Stundenzettel eurer Mitarbeiter vorlegen.

Zeiterfassung über studiolution – das heißt:

  • Check-in/ Check-out der Mitarbeiter durch Klicken, Code oder Chipkarte (RFID-Technologie)
  • Rechtskonforme Erfassung der Ist-Arbeitszeiten und der Pausen
  • Festlegen von Sollarbeitszeiten für bestimmte Zeiträume pro Mitarbeiter
  • Verwaltungsseite zur manuellen Erfassung oder Korrektur von erfassten Zeiten
  • Schnelles Exportieren der Stundenzettel
  • Detaillierter Bericht der Abwesenheitszeiten pro Mitarbeiter wie z.B. Urlaube, Krankheit oder Schule

Und so kann das Ganze dann im täglichen Geschäft aussehen:

Weitere Infos findet Ihr auch in unserem Blog-Artikel zum Thema Zeiterfassung für alle!

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und freuen uns auf Euer Feedback.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team

studiolution Kundenkartei App

Ab sofort findet Ihr im Apple App Store und im Google Play Store unsere kostenlose Kundenkartei App für Tablets und iPads.

Kundeninformationen sind über die App noch besser im Geschäft verfügbar und über den integrierten SelfService, können Eure Kunden deren Stammdaten, Vorlieben, Bilder oder sogar Anamnese-Informationen völlig selbstständig am Tablet eingeben.

💡 Hinweis: Eine gut gepflegte Kundenkartei ist für die meisten nicht nur Herzstück, sondern auch Basis für den Erfolg. Mit unserer Kundenkartei App wollen wir genau das unterstützen. Es geht also nicht um Kasse oder Terminbuch, sondern rein um Eure Kunden.

Kundenkartei 2.0:

  • Kundenverwaltung: Fotos, Vorlieben, Fragebögen und sonstige „Geheimnisse“ direkt auf dem Tablet
  • SelfService: Kunden können selbstständig am Tablet Daten eingeben, kontrollieren und korrigieren
  • Fragebogen: Eigene Fragen erstellen und im SelfService von Kunden beantworten lassen – z.B. zur digitalen Anamnese

Außerdem können die Kunden im SelfService die Einwilligung zur Datenschutzerklärung geben. Im nächsten Update könnt Ihr dann noch zusätzlich Eure eigene Datenschutzerklärung aufs Tablet laden.

Die Daten werden automatisch mit Eurem studiolution Zugang synchronisiert, so dass alle Informationen überall und gleichzeitig verfügbar sind. Kundenfotos und Antworten aus dem Fragebogen werden aktuell nur in der App angezeigt. Mit dem nächste Update der studiolution Kundenverwaltung werden diese dann auch dort angezeigt.

Erste Schritte – App installieren:
1. Die App ist eine reine Tablet-App. Hier haben wir die Links für Euch vorbereitet:

Tipp: Ihr könnt auch im App Store / Google Play Store nach „studiolution“ suchen.

Hinweis für die Installation auf iPads (Apple): Euer Betriebssystem muss mindestens iOS 11 oder aktueller sein. Unter „Einstellungen“ > „Allgemein“ > Softwareupdate kann das Gerät (sofern möglich) aktualisiert werden. Die aktuellste Version ist derzeit iOS 12.2.

2. Ist die App erfolgreich heruntergeladen, loggt Ihr Euch mit Eurem gewöhnlichen studiolution Benutzernamen und Passwort ein.

Wie es danach weiter geht, erfahrt Ihr in unserem Erklärungsvideo:

Hier geht’s zur Video-Anleitung:

Und hier nochmal alles zum Nachlesen:

1. Kundenverwaltung

Links findet Ihr eine Liste aller Kunden, sowie eine intelligente Kundensuche. Klickt Ihr auf einen bestimmten Kunden, wird dieser auf der rechten Seite geöffnet. Nun habt Ihr die Möglichkeit die Daten zu bearbeiten oder zu löschen, sowie ein Foto aufzunehmen oder hochzuladen. Außerdem könnt Ihr über das „+“-Symbol ganz einfach einen neuen Kunden hinzufügen.

2. Self-Service

Self-Service heißt, dass die Kunden ihre Daten selbst erfassen können. Dabei sehen die Kunden immer nur ihre eigenen Daten, nicht die der anderen Kunden. Die App bleibt so lange im Self-Service, bis man diesen durch das studiolution Login-Passwort beendet.

➡️SelfService für Neukunden starten:
Oben links auf das Symbol mit den drei Strichen gehen und SelfService auswählen. Danach SelfService klicken und loslegen

➡️SelfService für bestehenden Kunden starten:
In der Kundenkartei einen Kunden auswählen, ganz nach unten Scrollen und auf „Im SelfService bearbeiten“ klicken.

Schritt 1 – Persönliche Angaben und Foto

In Schritt 1 haben Eure Kunden die Möglichkeit ihre persönlichen Daten anzugeben, sowie ein Foto aufzunehmen.

Schritt 2 – Erreichbarkeit

In Schritt 2 könnt Ihr die Kontaktdaten Eurer Kunden auswählen. Welche das sind könnt Ihr in den App-Einstellungen auswählen.

Schritt 3 – Weitere Angaben

Hier habt Ihr die Möglichkeit einen eigenen Fragebogen oder eine digitale Amnese hinzuzufügen. Die Fragen, die hier angezeigt werden, könnt Ihr in den Einstellungen selbst formulieren.

3. Einstellungen

In den Einstellungen könnt Ihr die verschiedenen Texte anpassen, die im SelfService in z.B. zur Begrüßung angezeigt werden. Hier könnt Ihr ganz frei entscheiden, wie Ihr Eure Kunden ansprechen möchtet. Außerdem könnt Ihr auswählen, welche Fragen noch gestellt werden sollen, z.B. nach dem Geburtsdatum oder nach der Handynummer.

Scrollt Ihr in den Einstellungen ganz nach unten, könnt Ihr den Fragebogen erstellen, der im SelfService abgefragt wird. Klickt Ihr unten rechts auf neue Frage hinzufügen, könnt Ihr zwischen drei Fragearten unterscheiden:

➡️ Freitextantwort: Hier stellt Ihr eine Frage, auf die der Kunde mit seinen eigenen Worten antworten kann, z.B. Was können wir in unserem Geschäft verbessern?

➡️ Mehrfachauswahl: Hier stellt Ihr eine Frage, auf die der Kunde mit mehreren Antworten, die er aus einer Liste auswählt, antworten kann. aus einer Liste mit Antworten mehrere Auswählen kann, z.B. Was trinkst du gerne? Wasser, Kaffee, Cola,…

➡️ Einfachauswahl: Hier stellt Ihr eine Frage, auf die der Kunde mit einer Antworten, die er aus einer Liste auswählt, antworten kann, z.B. Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? Facebook

Lest Ihr diesen Artikel gerade auf einem Tablet oder iPad, könnt Ihr die App hier direkt herunterladen:

 

Für weitere Fragen, schaut Euch auf jedenfall unser Erklärungsvideo an oder kontaktiert uns wie gewohnt per Email oder telefonisch unter 0911 13 13 35 18.

Wir wünschen Euch jede Menge Spaß mit der App und freuen uns wie immer auf Euer Feedback.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team

Neue Zahlungsarten: Eure Fragen – unsere Antworten

Letzte Woche konnten wir Euch ein tolles Update zu den neuen Zahlungsarten zur Verfügung stellen. Heute möchten wir Euch noch einen Blog-Artikel mit den häufigsten Fragen und Antworten mit auf den Weg geben.

Mein Kunde zahlt per Rechnung oder Vorkasse. Wie verbucht man das?

Das wichtigste vorab: Rechnung und Vorkasse sind keine Zahlungsarten, sondern bezeichnen lediglich die Ausstellung eines Belegs und das zeitliche Zahlungsziel. Wichtig ist jeweils, wie die Rechnung gezahlt wird, bzw. wie die Vorkasse geleistet wird. Bei der Rechnung ist es meistens eine Überweisung. Vorkasse hingegen kann z.B. auch bar oder unbar (GiroCard, Kreditkarte, etc.) beglichen werden.

Was ist der Unterschied zwischen girocard, EC und unbar?

Bezahlt man in einem Geschäft mit Karte, spricht im Alltag jeder von einer EC-Karte. Früher war das auch richtig, doch schon vor Jahren wurde der Begriff EC durch girocard ersetzt.

Auch die Zeichen auf Euren Bankkarten haben sich in den letzten Jahren geändert:

In der Praxis wird EC aber trotzdem noch als Sammelbegriff für alles verwendet, was per Karte gezahlt wird, ist aber nicht richtig. Deshalb haben wir im Kassendialog EC in „Unbar“ umbenannt. Dieser Begriff ist eine Art Sammelkonto für alle unbaren Buchungen – und zwar egal ob girocard, Kreditkarte, Sofortüberweisung, PayPal usw.

Welche Zahlungsarten sollte man aktivieren?

Wollt Ihr Eure Buchungen detaillierter aufspalten, weil z.B. viele Eurer Kunden per PayPal bezahlen, aktiviert Ihr unter Einstellungen > Kasse ganz einfach die Zahlungsart PayPal. Es laufen also alle weiteren elektronischen Buchungen unter „Unbar“, PayPal kann aber extra ausgewählt werden. Vorteile: Eure Steuerberater können die Buchungen eindeutiger zuordnen und Ihr könnt z.B. auswerten, wie viele PayPal Buchungen stattgefunden haben und wie hoch die Summe der Buchungen ist.

Aktiviert man neben Bar und Unbar z.B. girocard und Kreditkarte, sollte man genau wissen, ob die Kunden mit Kreditkarte oder girocard bezahlen. Hat man ein Kartenlesegerät im Salon, welches Kreditkarte, SEPA (Karte mit Unterschrift) und girocard (Karte mit Pin) abhandeln kann, dann sollte man nicht alle Zahlungsarten aktivieren, da es sich ja ohnehin um eine Mischung aus vielen Zahlungsarten handelt.

💡 Fazit: Der Einfachheit halber empfehlen wir, alles was über das Kartenlesegerät geht, auf Unbar zu buchen und nur Zahlungsarten zu aktivieren, die nicht darüber gehen, wie z.B. Überweisung. Damit werden diese in der Buchhaltung sauber getrennt. Wie detailliert gebucht werden soll, könnt Ihr auch mit Euren Steuerberatern absprechen.

Warum ist der Zahlungsart-Filter im Bericht „Alle Umsätze pro Mitarbeiter“ weg?

Keine Panik! Der Filter ist nicht weg, sondern nur umgezogen 😊 Ab sofort findet Ihr im Business Analyzer eine neue Dimension mit dem Namen „Zahlungsarten“. Dadurch habt Ihr die Möglichkeit noch mehr Auswertungen rund um die Zahlungsarten durchzuführen.

Deine Frage ist nicht dabei? Kein Problem! Stell sie uns unter 0911 13 13 35 18 oder per Mail an service@studiolution.com.

Wir wünschen Euch viel Spaß mit den neuen Zahlungsarten und mit den neuen Möglichkeiten, die Ihr dadurch habt.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team

Neues Update: Neue Zahlungsarten und Kassieren ohne Termin

Wuhuuu – gestern Abend konnten wir ein wirklich umfangreiches Update unserer Kassenfunktion für Euch freischalten! Wir freuen uns so sehr, vor allem weil wir jede Menge Eurer Wünsche mit einfließen lassen konnten.

Ab sofort könnt Ihr:

  1. Zahlungsarten wie Kreditkarte, GiroPay, Überweisung, Paypal beim Kassieren zuweisen
  2. Leistungen auch ohne Termin kassieren

1. Neue Zahlungsarten zuweisen
Bisher konnte man in studiolution zwischen Bar und EC (=Unbar) unterscheiden. Dabei wurden alle „Unbaren“ Kassiervorgänge wie z.B. Kreditkarte, Überweisung, EC etc. in der Buchhaltung auf eine Art Sammelkonto gebucht. Wenn Ihr allerdings viele verschiedene Zahlungsarten im Geschäft anbietet, könnt Ihr oder Eure Steuerberater auch schnell den Überblick verlieren.

Deshalb könnt ihr ab sofort im Kassendialog die „Unbaren Zahlungsarten“ genauer aufteilen – wenn ihr wollt. Das schafft Transparenz in der Buchhaltung und hilft bei der Zuordnung auf dem Konto. Ihr habt folgende Auswahl:

  • Kreditkarte,
  • GiroPay (EC Karte),
  • Überweisung (Rechnung, Sofortüberweisung)
  • PayPal

Alle Optionen können aktiviert und deaktiviert werden – je nachdem was für Zahlungsarten Ihr Euren Kunden anbietet und ob Ihr diese auch aufteilen wollt.

Wichtig: Aktiviert Ihr keine neuen Zahlungsarten, bleibt alles beim Alten.

Unter Einstellungen > Kasse > „Zahlungsarten“ könnt Ihr bestimmte Zahlungsarten aktivieren oder deaktivieren.

Beispiel 1:
Situation: Ihr habt ein Karten-Terminal für Kredit- und EC-Karte und lasst Eure Kunden ab und zu auch mal per Überweisung bezahlen.
Lösung: Ihr aktiviert zusätzlich nur „Überweisung“. Dann landen alle Kassenvorgänge vom Kartenterminal wie bisher auf „Unbar“ und die Überweisungen sind davon sauber getrennt.

Beispiel 2:
Situation: Ihr bietet ein Kartenterminal für EC-Zahlung (=GiroPay), zusätzlich lasst Ihr Eure Kunden per Paypal und Überweisung bezahlen und wollt alles sauber aufgeteilt haben.
Lösung: Ihr deaktiviert Unbar und aktivert GiroPay, Paypal und Überweisung. Damit sind alle Kassiervorgänge genau aufgeteilt.

Daumenregel zum Start: Der Einfachheit halber solltet Ihr erst mal alle Zahlungsarten, die über das Kartenlesegerät gehen, weiterhin unter „Unbar“ packen. Das macht es einfacher für Euch. Aktiviert also nur die Zahlungsarten, die nicht über das Kartenterminal gehen.

2. Leistungen auch ohne Termin kassieren
Im zweiten Teil des Updates haben wir die Kasse vom Terminbuch getrennt. Ab sofort könnt Ihr Dienstleistungen auch ohne Termin kassieren. Aktivieren könnt Ihr diese Funktion unter Einstellungen > Kasse > „Kassenfunktionen“.

In den Kassendialog gelangt Ihr im Terminbuch über den Punkt „Kassieren“ unten in der blauen Leiste. Habt Ihre eine Leistung ausgewählt, könnt Ihr danach einen Mitarbeiter auswählen, auf welchen der Umsatz gebucht werden soll.

Aber Achtung:
Wenn Ihr diese Funktion nutzt, verliert Ihr einige Vorteile die Euch die Kombination aus Terminbuch und Kasse bietet und dabei helfen Euer Geschäft zu optimieren.
Dazu gehören z.B. einige aussagekräftige Statistiken (z.B. Umsatz pro Terminstunde), ein besseres Serviceangebot (z.B. Terminerinnerungs-SMS), schnellere Kassiervorgänge oder die Online Terminbuchung.

3. Neuer Menüpunkt
Alle Einstellungen für das neue Update findet Ihr im neuen Menüpunkt unter Einstellungen > „Kasse“. Dort sind auch alle Punkte rund um Steuersätze, Tagesabschluss und Trinkgelder ab sofort zu finden.

Falls Ihr dazu Fragen habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

Neues Update: Zahlungsarten tauschen

Im täglichen Geschäft passiert es immer mal wieder: beim Kassieren werden bar und EC vertauscht. Mit unserem neusten Update haben wir das Korrigieren dieser Buchungen vereinfacht. Wir haben eine GoBD-konforme Lösung gefunden, die das Ändern der Zahlungsart mit nur einem Klick möglich macht. Das war übrigens auch ein Top-Wunsch auf unserer Wunschliste 😉

Was sind die Vorteile?

  • Storno- und Buchungsprozesse laufen automatisch und GoBD-konform im Hintergrund ab
  • Beträge, Mitarbeiter und vor allem Gutscheincodes bleiben erhalten
  • Zahlungsarten schneller und einfacher umbuchen

Und so geht’s:
Unter Finanzen > Meine Buchungen seht Ihr rechts neben dem kleinen Mülleimer ein neues Symbol. Wenn Ihr auf diesen doppelten Pfeil klickt, könnt Ihr die Zahlungsart ganz einfach tauschen.

Alle Storno- und Buchungsprozesse werden im Stornobuch festgehalten. Ein erneutes Kassieren des Termins ist nicht mehr notwendig, das passiert ab sofort ganz automatisch.

Falls Ihr dazu Fragen habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

🎁 Update: Intelligente Kundensuche & Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

Heute haben wir ein wahnsinnig tolles neues Update für Euch! Wir haben den Topwunsch auf der Wunschliste für Euch erfüllt: Bei der Neukunden-Anlage wird jetzt geprüft, ob der Kunde bereits existiert und Vorschläge von bereits vorhandenen Kunden angezeigt.
Im gleichen Zuge haben wir die Kundensuche im Terminauswahlfenster überarbeitet. Diese ist jetzt nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch intelligenter. Zusätzlich könnt Ihr Euren Kunden ab sofort eine Kundennummer zuweisen.

Also jede Menge Neuigkeiten – und so geht’s:

1. Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

  • Rechts neben dem Suchfeld findet Ihr einen neuen Button, mit dem Ihr einen neuen Kunden direkt anlegen könnt.
  • Gebt Ihr einen Namen, eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse ein, die bereits vorhanden ist, werden Euch die entsprechenden Vorschläge angezeigt.
  • So vermeidet Ihr das doppelte Anlegen von Kunden

2. Intelligente Kundensuche

  • Das Eingabefeld für die Suche ist nun direkt sichbar
  • Gebt Ihr nichts ein, wird der Kunde automatisch als Laufkunde angelegt
  • Es werden alle Suchergebnisse angezeit, die den gesuchten Begriff enthalten

Beispiel: Gebt Ihr in das neue Suchfeld den Begriff „Maria“ ein, durchsucht studiolution die Kundenkartei im Terminauswahlfenster in den Feldern Vorname, Nachname, Email-Adresse, Handynummer und Kundennummer danach. Es werden nun alle Suchergebnisse angezeigt, die den Begriff beinhalten. Dadurch findet Ihr Eure Kunden viel schneller und zuverlässiger.

3. Kundennummern
Außerdem könnt Ihr Euren Kunden ab sofort auch eine Kundennummer zuteilen. Sie bietet jetzt schon viele kleine Vorteile, legt aber hauptsächlich den Grundstein für zukünftige Projekte (mehr Infos dazu gibt es aber erst im neuen Jahr ;-))

Die Kundennummer wird beim Anlegen eines Kunden automatisch befüllt. Wenn Ihr bereits Kundenkarten an Eure Kunden verteilt, könnt Ihr die vorhandenen Nummern natürlich weiterverwenden und im Feld „Kundennr.“ eintragen.

Mit der Kundennummer könnt Ihr Eure Kunden dann, sowohl in der Kundenkartei als auch im Terminauswahlfenster, suchen – das geht nicht nur schneller sondern auch fehlerfrei.

Tipp: Das geht übrigens auch mithilfe eines RFID-Lesegerätes. Wie das funktioniert, erfahrt Ihr in unserem kleinen Video. Im Video verwenden wir diesen Scanner und diese Karten.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

PS: Fragen? Einfach anrufen: 0911 13 13 35 18 oder eine E-Mail schreiben: service@studiolution.com

Update: Zeichenzähler und Vorschau

Heute haben wir ein sehr praktisches und hilfreiches neues Update für Euch. Ab sofort findet ihr unter jeder SMS (egal ob SMS-Trigger oder Kampagnen-SMS) einen verbesserten Zeichenzähler und eine Vorschau.

1. Zeichenzähler

Der Zeichenzähler zählt die Zeichen Eurer SMS und zeigt Euch direkt an, ob ihr eine oder mehrere SMS versendet. Ein absoluter Pluspunkt in Sache Kostenkontrolle.

❗️ Aber Achtung: Für die Platzhalter rechnet das Tool mit einem Durchschnittswert. Wenn ihr also den Platzhalter für den Vornamen [FIRSTNAME] nutzt, macht es natürlich einen Unterschied, ob Euer Kunde Max (3 Zeichen) oder Maximilian (10 Zeichen) heißt. Das gleiche gilt für den Nachnamen und die URL zur Terminbuchungsseite.

💡 Unser Tipp: Versucht Eure SMS generell so kurz und knackig wie möglich zu halten. Hier geht es wirklich nur um die wesentlichen Informationen.

2. Vorschau

Die Vorschau hilft Euch beim Feinschliff Eurer SMS Nachrichten. Zusätzlich werden die Platzhalter mit Euren Daten gefüllt. Auf einen Blick könnt Ihr somit sehen, wie die SMS später bei Euren Kunder auf dem Handy erscheint und Änderungen und Anpassungen gezielter vornehmen.

💡 Das Termindatum, das in der Vorschau angezeigt wird, zeigt als Beispiel immer das aktuelle Datum, also nicht wundern, die Kunden erhalten natürlich die richtige Terminzeit 🙂

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Zeichen zählen und SMS verschönern! Bei Fragen einfach melden.

Euer studiolution-Team

PS: Einen genauen Bericht zu allen versendeten SMS gibt’s im Bereich Finanzberichte > Welcher Bericht > SMS-Marketing

studiolution Steuerberater-Umfrage 2018

Es ist soweit! Vor einigen Monaten haben wir unter all unseren Kundinnen und Kunden eine große Steuerberater-Umfrage durchgeführt und gefragt: „Was darf ein guter Steuerberater eigentlich kosten und wie zufrieden seid Ihr mit Eurem Steuerberater?“

Die Überraschung: Viele Steuerberater und viele unserer Kunden arbeiten immer noch mit ausgedruckten Berichten und händischem Buchen in der Buchhaltung. Das erhöht das Risiko von Fehlern genauso wie den Aufwand und damit auch die Kosten.

Die Ergebnisse Umfrage sind in einer Infografik zusammengefasst, die Ihr gerne teilen dürft. Außerdem gibts einen Steuerberater-Rechner, der Euch zeigt, was ein Steuerberater kosten soll/ darf… neugierig? 😉

Wichtig: Im Folgenden sind einige Punkte, die Euch helfen können, Eure Zeit und Euer Geld zu sparen. Schaut es Euch an 😉

1. Ergebnisse der Steuerberater Umfrage


2. Der Steuerberater-Rechner

Eure Kosten variieren enorm! Unser Steuerberater Kostenrechner hilft Euch dabei zu berechnen, in welcher Spanne sich Eure monatlichen und jährlichen Steuerberaterkosten bewegen sollten. Die dargestellten Kosten basieren auf der Datenbasis der Steuerberatervergütungsverordnung.

3. Steuerberater- Karte

Den richtigen Steuerberater zu finden, der digital arbeitet und sich mit der Friseur- und Beautybranche gut auskennt, ist gar nicht so einfach. Auf unserer Steuerberater-Karte findet Ihr eine Auswahl an Steuerberatern, die sich mit der Branche auskennen und bereits mit elektronischen Kassensystemen zusammenarbeiten oder dies möchten. Sie sind außerdem nach den studiolution Steuerberaterrichtlinien zertifiziert.

4. Steuerberater- Zertifizierung

Zukünftig möchten wir Steuerberatern anbieten, sich bei uns zertifizieren zu lassen. Der Vorteil: Zertifizierte Berater werden auf der Steuerberater-Karte angezeigt und unseren Kundinnen und Kunden empfohlen. Ihr könnt dann direkt sehen, welche Steuerberater bereits mit Daten aus elektronischen Kassensystemen arbeiten können – ohne abtippen und Zeitaufwand.

5. Weiterleitung der Monatsabschlüsse und Berichte an den Steuerberater

Die Ergebnisse haben uns auch gezeigt, dass Ihr Probleme damit habt, den richtigen Bericht am Monatsende an den Steuerberater weiterzuleiten. Wir haben eine einfachere und bessere Funktion in studiolution eingebaut, mit der Ihr die entsprechenden Berichte direkt an den Steuerberater übermitteln könnt, ohne studiolution zu verlassen – E-Mail Anhang ade! Dazu gibt’s einen extra Blog Beitrag.

 

Update: Monatsabschluss an Steuerberater weiterleiten

Die Ergebnisse unserer Steuerberater Umfrage 2018 haben uns gezeigt, dass auch wir noch etwas tun können, um die Zusammenarbeit zwischen Euch und Eurem Steuerberater zu vereinfachen. Wir haben daraus gelernt und eine E-Mail Funktion zur Weiterleitung des Monatsabschlusses eingebaut. Dadurch ist es ab sofort noch einfacher Eure Kassendaten am Ende des Monats an Eure Steuerberater zu schicken.

So geht’s:

1. Geht in den Bereich Finanzen > „Monatsabschluss“

2. Wählt unter Monat den entsprechenden Monat aus.

Hinweis: Das System prüft, ob für den gewählten Monat schon alle Tagesabschlüsse gemacht wurden und gibt einen Hinweis aus. Es werden auch Nicht-Arbeitstage angezeigt wie z.B. Sonntag, die man dann auch nicht beachten muss.

3. Wählt aus, wie Ihr die Daten übermitteln wollt. Per Email (Empfehlung!) oder z.B. per USB-Stick.

4. Kreuzt an, welchen Bericht Ihr übermitteln wollt. Das DATEV-Standardformat sollte auf jeden Fall angehängt werden! Die restlichen Berichte sind optional und werden im Normalfall nicht benötigt.

5. „Unter Einstellungen ändern“ könnt Ihr Eure Mandantennummer und die Steuerberaternummer eintragen. Diese erhaltet Ihr bei Eurem Steuerberater.

Wichtig: Bitte macht einen Haken bei „Konto und Gegenkonto tauschen“ und keinen Haken bei Leistungsdatum. Das System merkt sich die Eingaben beim nächsten Mal.

6. Gebt die E-Mail Eures Steuerberaters ein und formuliert eine nette Nachricht 🙂

7. Beim ersten Mal solltet Ihr Eurem Steuerberater noch unser Infoblatt für Steuerberater mit dran hängen. Darin kann der Steuerberater genau nachlesen, wie studiolution mit Buchungen, Gutscheinen und Konten umgeht. Ansonsten benötigt Ihr das nicht.

8. Jetzt habt Ihr noch die Möglichkeit ein Passwort für den Bericht zu vergeben – wenn ihr mögt. Nur wer das Passwort hat, kann diesen öffnen. Wichtig: Teilt das Passwort dem Steuerberater telefonisch oder auf einem anderen Weg mit, schreibt es nicht in die gleiche E-Mail – logisch, oder? 😉

Senden und das wars!

Antworten auf die häufigsten Fragen:

a) Was bekommt der Steuerberater am Ende des Monats sonst noch von mir?

Nichts. Im DATEV-Standardformat sind alle wichtigen Informationen für den Steuerberater enthalten. Optional kann noch das Kassenbuch oder der Gutscheinbericht mitgeschickt werden – sind in der Regel aber nicht notwendig! Auch Tagesabschlüsse, etc. sind nicht notwendig und verursachen unnötigen Aufwand, den man sich sparen kann.

b) Muss ich irgendwas ausdrucken?

Nein. Ihr müsst weder den Monatsabschluss noch Eure Tagesabschlüsse ausdrucken. studiolution ist ein elektronisches Kassensystem – das heißt, Ihr könnt komplett digital arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld! Anstatt Buchungen vom Papier abzutippen, kann der Steuerberater Buchungen mit einem Klick importieren – was deutlich schneller geht!

c) Was genau macht der Steuerberater?

Der Steuerberater erhält den Bericht per E-Mail und speichert diesen ab (evtl. benötigt er Euer Passwort). Anschließend kann er den Bericht direkt in sein Buchhaltungsprogramm (z.B. Datev) importieren. Die Buchungen sind bereits vorkontiert und richtig sortiert. Wichtig ist, dass er den Bericht vor dem Importieren nicht in Excel öffnet, sondern direkt in DATEV importiert.

Tipp: Unser Monatsabschluss ist vorkontiert und kann sowohl in SKR03 als auch in SKR04 ausgegeben werden. Alle Konten können zusätzlich individuell angepasst und erweitert werden.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren. Bei Frage könnt sowohl Ihr Euch als auch Eure Steuerberater wie immer direkt bei uns melden 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team

 

Neu: Ressourcenmanagement für die Verwaltung von Räumen, Kabinen und Geräten

Wir sind überglücklich und freuen uns riesig, dass wir nun das viel gewünschte und lang erwartete Ressourcenmanagement für Euch entwickeln und freischalten können. Vor allem für unsere Kosmetik-, Wellness-, Waxing-, Tattostudios und Praxen wird diese Funktion jede Menge Vorteile bieten:

  • Ressourcen (Räume, Kabinen, Geräte etc.) können mit verfügbaren Mengen angelegt werden
  • Eine oder mehrere Ressourcen können den entsprechenden Leistungen direkt zugeordnet werden
  • Termine können nur gebucht werden, wenn die zugehörige Ressource verfügbar ist (sowohl bei der Online Terminbuchung als auch bei internen Buchungen)

>> Dadurch gibt es keine Doppelbuchungen!

Hinweis: Gebucht werden immer Leistungen (nicht Ressourcen). D.h. man kann eine „Leistung“ so oft parallel buchen, wie die benötigte Ressource verfügbar ist.

Und so geht’s:

1. Ressourcen anlegen
Unter Einstellungen findet Ihr den neuen Menüpunkt „Ressourcenverzeichnis“. Dort könnt Ihr unten rechts auf „Neue Ressource“ klicken und Eure Räume, Geräte, Kabinen uvm. anlegen. Außerdem könnt Ihr festlegen, wie häufig die Ressource gleichzeitig gebucht werden kann.

Beispiel: Legt Ihr die Ressource „Massage-Raum“ mit der Menge 3 an, stehen drei Massage-Räume gleichzeitig zur Verfügung. Es können also drei Leistungen die einen Massage-Raum benötigen, zur gleichen Zeit (bei verschiedenen Mitarbeitern) gebucht werden.

2. Ressourcen den Leistungen zuordnen
Im zweiten Schritt ordnet Ihr Euren Leistungen die Ressourcen zu. Das geht unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > Leistungen > „Benötigte Ressourcen“. Hier kann ausgewählt werden, ob für die entsprechende Leistung ein Raum oder ein Gerät notwendig ist. Es können auch mehrere Ressourcen ausgewählt werden.

3. Überbuchungen sind nicht möglich
Ist der Raum bereits belegt oder das Gerät wird bereits bei einem anderen Termin verwendet, erhaltet Ihr eine Fehlermeldung. Bei der Online Terminbuchung werden Euren Kunden automatisch nur die freien Termine angezeigt.

4. Neues Symbol am Termin
Ist ein Termin mit einer oder mehreren Ressourcen verknüpft, erscheint unten links am Termin ein neues Symbol. So könnt Ihr auf den ersten Blick erkennen, ob Ihr einen Raum oder ein Gerät für diesen Termin benötigt.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team