Neues Update zur Zeiterfassung

In den letzten Wochen haben wir uns intensiv damit beschäftigt, die Zeiterfassung zu optimieren. Eine grundlegende Verbesserung gibt es vor allem hinsichtlich der Sollarbeitszeiten und Pausen. Das Update dafür haben wir heute für Euch freigeschaltet.

Ab sofort könnt Ihr Sollarbeitszeiten für bestimmte Zeiträume pro Mitarbeiter definieren. Dadurch erhaltet Ihr eine minutengenaue Abweichung und könnt Überstunden und Fehlstunden auf einen Blick sehen – unabhänging von der Dienstarbeitszeit im Terminbuch.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Nachlesen:

Sollarbeitszeiten anlegen

1. Unter Mitarbeiter > Mitarbeiterverwaltung auf den entsprechenden Mitarbeiter klicken und ganz nach unten scrollen. Dort auf den Punkt „Sollarbeitszeiten bearbeiten“ klicken.

2. In der Übersicht sind alle Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter aufgelistet. Rechts unten können neue Sollarbeitszeiten hinzugefügt werden.

3. Die Sollarbeitszeiten haben ein Gültigkeitsdatum. Ab diesem Tag gelten die neuen Zeiten, das ist praktisch, wenn ein Mitarbeiter z.B. ab dem nächsten Monat seine Stunden erhöht oder er jeden Monat oder jede zweite Woche eine andere Sollarbeitszeit pro Woche hat.

4. Die aktuell gültigen Sollarbeitszeiten erkennt Ihr in der Übersicht am Vermerk (Aktuell) und in der Mitarbeiterverwaltung direkt beim entsprechenden Mitarbeiter.

Pausen manuell abziehen

Im Bereich Mitarbeiter > Zeiterfassung > Verwaltung könnt Ihr ab sofort Pausen auch manuell abziehen. Dazu klickt Ihr auf den entsprechenden Tag und wählt in der Liste „Pause“ aus. Ihr könnt übrigens auch einen Grund für die Pause angeben.

Elektronische Zeiterfassung – wozu überhaupt?

Aktuell gilt für die Friseur- und Beautybranche keine gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Trotzdem solltet Ihr nicht auf eine Zeiterfassung verzichten. Vor allem die elektronische Zeiterfassung bietet euch und eurem Geschäft jede Menge Vorteile:

  • Kontrolle und Struktur im Geschäft

Mit studiolution wird die Zeiterfassung nicht nur einfacher als mit Excel oder Stift und Papier, sondern auch transparenter. Ganz einfach könnt ihr die Arbeitszeit eurer Mitarbeiter und auch eure eigene im Blick behalten und beispielsweise über einen Soll-Ist Vergleich auswerten.

  • Richtige Lohnabrechnung

Die Voraussetzung für eine richtige Lohnabrechnung ist eine saubere Zeiterfassung. Besonders wenn die Abrechnung auf Stundenbasis erfolgt, erspart euch die Zeitabrechnung über studiolution monatlich jede Menge Arbeit. Lästiges Nachrechnen am Ende des Monats entfällt, auch Urlaubstage und Krankheitstage werden automatisch verrechnet.

  • Einhaltung der lückenlosen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten

Eine Ausnahme bei der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten bilden die Minijobber. Für diese Mitarbeiter ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren – und zwar spätestens sieben Tage nachdem gearbeitet wurde. Außerdem müssen die Stundenzettel für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die studiolution Zeiterfassungsfunktion unterstützt euch dabei diese Vorgaben optimal einzuhalten.

  • Zur Vorbereitung auf Kontrollen durch den Zoll bzw. die „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“

Derzeit kommt es häufiger zu Kontrollen des Zolls bzw. der „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“ – die leider mit empfindlichen Strafen enden können. Mit studiolution seid ihr gut für eventuelle Kontrollen gerüstet – im Fall der Fälle könnt ihr übersichtliche und ordentliche Stundenzettel eurer Mitarbeiter vorlegen.

Zeiterfassung über studiolution – das heißt:

  • Check-in/ Check-out der Mitarbeiter durch Klicken, Code oder Chipkarte (RFID-Technologie)
  • Rechtskonforme Erfassung der Ist-Arbeitszeiten und der Pausen
  • Festlegen von Sollarbeitszeiten für bestimmte Zeiträume pro Mitarbeiter
  • Verwaltungsseite zur manuellen Erfassung oder Korrektur von erfassten Zeiten
  • Schnelles Exportieren der Stundenzettel
  • Detaillierter Bericht der Abwesenheitszeiten pro Mitarbeiter wie z.B. Urlaube, Krankheit oder Schule

Und so kann das Ganze dann im täglichen Geschäft aussehen:

Weitere Infos findet Ihr auch in unserem Blog-Artikel zum Thema Zeiterfassung für alle!

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren und freuen uns auf Euer Feedback.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team