🎁 Update: Intelligente Kundensuche & Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

Heute haben wir ein wahnsinnig tolles neues Update für Euch! Wir haben den Topwunsch auf der Wunschliste für Euch erfüllt: Bei der Neukunden-Anlage wird jetzt geprüft, ob der Kunde bereits existiert und Vorschläge von bereits vorhandenen Kunden angezeigt.
Im gleichen Zuge haben wir die Kundensuche im Terminauswahlfenster überarbeitet. Diese ist jetzt nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch intelligenter. Zusätzlich könnt Ihr Euren Kunden ab sofort eine Kundennummer zuweisen.

Also jede Menge Neuigkeiten – und so geht’s:

1. Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

  • Rechts neben dem Suchfeld findet Ihr einen neuen Button, mit dem Ihr einen neuen Kunden direkt anlegen könnt.
  • Gebt Ihr einen Namen, eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse ein, die bereits vorhanden ist, werden Euch die entsprechenden Vorschläge angezeigt.
  • So vermeidet Ihr das doppelte Anlegen von Kunden

2. Intelligente Kundensuche

  • Das Eingabefeld für die Suche ist nun direkt sichbar
  • Gebt Ihr nichts ein, wird der Kunde automatisch als Laufkunde angelegt
  • Es werden alle Suchergebnisse angezeit, die den gesuchten Begriff enthalten

Beispiel: Gebt Ihr in das neue Suchfeld den Begriff „Maria“ ein, durchsucht studiolution die Kundenkartei im Terminauswahlfenster in den Feldern Vorname, Nachname, Email-Adresse, Handynummer und Kundennummer danach. Es werden nun alle Suchergebnisse angezeigt, die den Begriff beinhalten. Dadurch findet Ihr Eure Kunden viel schneller und zuverlässiger.

3. Kundennummern
Außerdem könnt Ihr Euren Kunden ab sofort auch eine Kundennummer zuteilen. Sie bietet jetzt schon viele kleine Vorteile, legt aber hauptsächlich den Grundstein für zukünftige Projekte (mehr Infos dazu gibt es aber erst im neuen Jahr ;-))

Die Kundennummer wird beim Anlegen eines Kunden automatisch befüllt. Wenn Ihr bereits Kundenkarten an Eure Kunden verteilt, könnt Ihr die vorhandenen Nummern natürlich weiterverwenden und im Feld „Kundennr.“ eintragen.

Mit der Kundennummer könnt Ihr Eure Kunden dann, sowohl in der Kundenkartei als auch im Terminauswahlfenster, suchen – das geht nicht nur schneller sondern auch fehlerfrei.

Tipp: Das geht übrigens auch mithilfe eines RFID-Lesegerätes. Wie das funktioniert, erfahrt Ihr in unserem kleinen Video. Im Video verwenden wir diesen Scanner und diese Karten.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

PS: Fragen? Einfach anrufen: 0911 13 13 35 18 oder eine E-Mail schreiben: service@studiolution.com

Updates im Dezember 🎄

Jippiii 🎅🤶 – mit tatkräftiger Unterstützung der Weihnachtselfen schalten wir genau rechzeitig zur Vorweihnachtszeit einige vielgewünschte Updates für Euch frei. Ab sofort könnt Ihr:

  • Mehrere Gutscheine gleichzeitig verkaufen
  • Leistungen und Produkte im Kassendialog unterschiedlichen Mitarbeitern zuweisen, auch wenn diese nicht am Termin beteiligt waren

1. Mehrere Gutscheine gleichzeitg verkaufen
Innerhalb des selben Kassiervorgangs können jetzt mehrere Gutscheine verkauft werden.
Das heißt, wenn eine Kundin oder ein Kunde zwei oder mehr Gutscheine erwerben möchte, könnt Ihr das nur innerhalb eines Kassiervorgangs machen. Das spart jede Menge Zeit und macht den Gutscheinverkauf deutlich einfacher 🙂

So geht’s:
1. Kassendialog öffen (direkt über den Termin oder über „Produkte kassieren“)
2. Auf „Gutschein kaufen“ klicken
3. Wert des Gutscheins auswählen
4. Auf „Hinzufügen“ klicken
5. Das ganze beliebig oft wiederholen

Danach könnt Ihr wie gewohnt auf Kassieren (6.) klicken und die Bezahlmethode auswählen. Nach Abschluss des Kassiervorgangs öffnen sich die Gutscheine einzeln und nacheinander. Ihr könnt bei jedem Gutschein einzeln entscheiden, ob Ihr ihn ausdrucken wollt oder per E-Mail und SMS an Eure Kunden versenden möchtet.

2. Leistungen und Produkte Mitarbeitern zuweisen
Im Kassendialog könnt Ihr ab sofort die hinzugefügten Leistungen und Produkte jeweils einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter am Termin beteiligt waren oder nicht. Habt Ihr das Trinkgeldeingabefeld aktiviert, könnt Ihr natürlich auch Trinkgeld unterschiedlichen Mitarbeitern zuweisen. Das ist vor allem interessant, wenn mehrere Mitarbeiter Trinkgeld bekommen haben.

So geht’s:
1. Unterhalb der Leistung oder des Produktes auf den Namen des Mitarbeiters klicken
2. Entsprechenden Mitarbeiter auswählen
3. fertig 🙂

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team ☃️

studiolution-Kundin im Reutlinger General-Anzeiger

Regionale Zeitungen schreiben häufig und gerne über erfolgreiche Salons & Studios – zum Beispiel zum Thema Online Terminbuchung 📱. Vor kurzem war mal wieder eine unserer Kundinnen dabei (in Reutlingen). Wir gratulieren zu dem schönen Artikel und die tollen Fotos! Vielleicht eine gute Anregung für andere Kunden, auch mal Kontakt zu deren Zeitungen aufzunehmen 💡😊

Neues Update: DSGVO-Löschkonzept

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, personenbezogene Daten wie z.B. E-Mail Adressen zu löschen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Dazu müssen alle ein sogenanntes „Löschkonzept“ vorlegen können.

Mit dem heutigen Update haben wir das mal eben für Euch übernommen 😉

Ab sofort können Kundendaten automatisch aus studiolution gelöscht werden, wenn diese

  • Euer Geschäft für mindestens zwei Jahre nicht besucht haben
  • und deren Kundenkartei für mindestens zwei Jahre nicht verändert wurde.

Keine Sorge: Eine Woche vor der Löschung der Daten, werdet Ihr darüber im Puls informiert und könnt Euch diese Kunden auch nochmal ansehen (per Kundenkartei oder Excel).
Sobald man in der Kundenkartei nochmals auf „Speichern“ klickt, werden diese Kunden übrigens nicht gelöscht.
 

 
Daten, die im Rahmen der GoBD aufgezeichnet werden müssen z.B. Vorname, Nachname und Buchungen, bleiben in den Exportberichten für Betriebsprüfer erhalten.

Ein riesen Vorteil der Funktion ist natürlich auch, dass neben der Einhaltung der DSGVO gleichzeitig auch die Kundenkartei aufgeräumt wird. Somit verschwinden Karteileichen und doppelte Kunden aus dem System und studiolution wird dadurch – vor allem bei der Terminanlage – deutlich schneller.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch jederzeit unter 0911131335 oder per Email unter service@studiolution.com bei uns melden.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team 💙

Liebespost von studiolution

Liebe Friseurinnen, liebe Friseure,

allein in Deutschland gibt es ca. 80.000 Friseurbetriebe und ca. 40 Mio. Menschen gehen mindestens einmal im Jahr zum Friseur. Damit seid Ihr – neben viel Schokolade – wohl die Glücklichmacher Nr.1 – ganz ohne Nebenwirkungen auf der Hüfte.

Wie ihr wisst, muss unsere Branche in der Realität aber oft als Beispiel für viele negativen Dinge herhalten wie z.B. Niedriglöhne, Schwarzarbeit, etc.

Wir sehen das anders. Wir lieben Euch und das, was Ihr tut. Für uns seid Ihr die wahren Helden des Alltags und wir arbeiten unglaublich gerne mit Euch. Das ist auch der Grund dafür, warum wir unsere Köpfe zusammengesteckt haben und diesen wunderbaren Text für Euch geschrieben haben 💖

Ihr könnt ihn gerne ausdrucken, an die Wand hängen oder einfach mit Euren Kollegen und Mitarbeitern teilen.

Wer den Text gerne auf einem T-Shirt oder einer Tasche hätte, kann sich gerne in unserem eigens dafür eingerichteten Shop umschauen. Da gibt es neben dem Tassenklaus und der Trinkuschi u.a. auch den Liebesbrief als Poster und vieles mehr – natürlich auch für unsere Nicht-Friseure. 😉

Den Link zum Shop findet Ihr hier.

Wir freuen uns auf Euer Feedback und Wünschen Euch ganz viel Spaß 😊

Euer studiolution-Team

PS: Wir lieben den täglichen Kontakt zu Euch. Der Text dreht sich zwar um Friseure, aber das kommt nur daher, dass wir damit angefangen haben. Wir werden das natürlich auch noch für unsere Hundesalons, Kosmetiker und Kosmetikerinnen, Praxen, Tattoostudios etc. machen – weil wir das wirklich gerne machen.

Unser Business Analyzer in der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT

In der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT findet Ihr einen tollen und informativen Artikel zu unserem Business Analyzer 📊 📈.

Hier könnt Ihr den Artikel digital nachlesen. Wer das Heft lieber in den Händen halten möchte, kann ganz einfach ein Probeheft bestellen.

Rechte & Pflichten bei der Kassennachschau – Antworten auf häufige Fragen

Seit der Einführung der GoBD Richtlinien zu Beginn des Jahres 2017 herrschen vor allem für bargeldintensive Unternehmen und Geschäfte strengere Regeln für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Seit 01.01.2018 kommt zusätzlich die Kassennachschau dazu, die das Finanzamt ohne Vorankündigung durchführen darf. Gute Gründe sich ausführlicher mit dem Thema Kasse zu beschäftigen, denn eine Sache ist sicher – die Anforderungen an Kassen werden von Jahr zu Jahr weiter steigen.

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Was ist die Kassennachschau genau?

Die Kassennachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Steuerbeamte darf, bevor er die Kasse prüft, verdeckt beobachten oder Testkäufe durchführen. Er hat auch das Recht, die Geschäftsräume zu betreten. Erst wenn er dann zur Kassennachschau übergeht, muss er sich mit einem Dienstausweis ausweisen. Die Kassennachschau kann immer zu den Öffnungszeiten stattfinden, auch samstags. Sie ist allerdings keine Betriebsprüfung, das heißt, sie bezieht sich nicht auf die Vergangenheit, sondern auf die aktuelle Kassenführung (Achtung: Die Kassennachschau kann jedoch ohne Vorankündigung in eine Betriebsprüfung übergehen).

Was wird geprüft?

Geprüft wird vor allem die lückenlose Kassenführung. Hier achten die Beamten besonders auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und – ausgaben. Um einen genauen Soll-Ist-Vergleich zu erhalten, wird ein Kassensturz durchgeführt. Alle Bargeldbestände werden geprüft, weshalb es unbedingt erforderlich ist, alle Veränderungen zu erfassen (z.B. Wechselgeld, Trinkgeld, Gutscheinverkauf, etc.). Außerdem wird geprüft, ob die Einhaltung der GoBD Richtlinien gewährleistet wird. Auf folgende Punkte wird besonders geachtet:

  • Nachträgliche Veränderbarkeit von Rechnungen
  • Verwendung des Trainingsmodus
  • Fortlaufende Nummerierung der Tagesabschlüsse
  • Elektronische Auswertbarkeit aller unternehmensrelevanten Daten
  • Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre

✅ studiolution ist nach den GoBD Richtlinien zertifiziert und erfüllt all diese Anforderungen. Mehr lesen. Jeder Geschäftsinhaber ist allerdings selbst dafür verantwortlich, seine Buchhaltung und Finanzen ordentlich und gewissenhaft zu führen!

Was muss dem Beamten vorgelegt werden?

Voraussichtlich das Kassenbuch und eine Verfahrensdokumentation, egal ob handschriftlich erfasst oder digital.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und zu Euren Unterlagen legen. Wenn ein Finanzbeamter vorbei schaut, habt schon mal die wichtigsten Daten griffbereit und der Beamte kann diese ganz leicht downloaden.

Worauf muss der Beamte außerdem Zugriff haben?

Auf alle Einzelaufzeichnungen und abgaberechtlichen Unterlagen (z.B. Journal, Kassenbuch, etc.) sowie die technischen Daten der Kasse und die Zertifizierung, falls vorhanden.

✅ Ihr könnt dieses Dokument ausdrucken, ausfüllen und dem Beamten vorlegen.

Wozu ist der Salon-/ Studiobetreiber verpflichtet?

Studio- und Salonbetreiber sind dazu verpflichtet, bei einer Steuerprüfung Einsicht und Auskunft über Ihrer Kassenaufzeichnungen und Buchungen zu geben.

Darf der Prüfer in meine Privaträume?

Grundsätzlich sind Privaträume für den Prüfer tabu. Sollte jedoch eine Verdunklungsgefahr bestehen, dürfen auch Privaträume betreten werden.

Was tun, wenn der Betriebsprüfer da ist?

  • Ruhe bewahren
  • Dienstausweis und Prüfungsanordnung vorzeigen lassen (Achtung Betrüger unterwegs!)
  • Ruhiges und konstruktives Prüfungsklima schaffen, z.B. in einem geschützten Raum
  • Technische Daten und Bedienungsanleitung der Kasse ausgedruckt bereitlegen
  • Am Ende das Protokoll der Kassennachschau aushändigen lassen

Es gibt nichts zu befürchten. Faustregel: Einfach alles sauber kassieren, jeden Tag das Geld zählen und nichts am Finanzamt vorbei machen. Dann wird aus dem Betriebsprüfer plötzlich Euer bester Freund und niemand, den man fürchten muss.

Was wenn der Geschäftsführer/Inhaber nicht da ist?

Dann sollten die Mitarbeiter den Prüfer darauf hinweisen und den Betriebsinhaber kontaktieren. Außerdem empfiehlt es sich, den Steuerberater über die Nachschau zu informieren. Soweit machbar, wird der Prüfer das Erscheinen des Unternehmers und/oder Steuerberaters abwarten.

Tipp: Telefonnummer des Steuerberaters griffbereit haben

Weitere wissenswerte Fragen rund um die Kasse:

Gibt es eine Bonpflicht?

Erst ab dem 1.1.2020 gilt in Deutschland die Bon-Pflicht. Ein Bondrucker ist ab diesem Zeitpunkt kein optionales Hilfsmittel mehr. Generell erleichtert der Bondrucker Arbeit – mit dem passenden System können sogar Gutscheine ausgedruckt und z.B. per Barcode wieder eingescannt werden.

Was ist ein Zählprotokoll überhaupt – und brauche ich das?

Mit einem Zählprotokoll wird ein Nachweis für die geldmäßige Kassenführung erbracht – im Gegensatz zur rein rechnerischen. Sprich, mit einem Zählprotokoll wird festgehalten, in welcher Anzahl und in welcher Stückelung der Kassenendbestand vorliegt. Generell sind Zählprotokolle nur bei offenen Ladenkassen Pflicht. Bei elektronischen Kassen ist ein Zählprotokoll aber sehr empfehlenswert – zum einen erweckt ein täglich ausgefülltes Zählprotokoll beim Prüfer Vertrauen, zum anderen ist somit auch mehr Nachvollziehbarkeit gewährleistet – und zuletzt hilft es natürlich beim Zählen und Vermeiden von Kassendifferenzen auf Grund von Rechenfehlern.

Kassenbericht vs. Kassenbuch? Was wird gebraucht – was ist Pflicht?

Kassenberichte sind Bestandteil des Kassenbuchs. Im Kassenbuch werden sämtliche Geschäftsvorgänge erfasst, die bar getätigt wurden. Der Kassenbericht ist der täglich ausgezählte Bestand der Kasse – und zwar auf den Cent genau. Ein täglicher Kassenbericht ist für alle Systeme Pflicht. Gerade dieser ist für Betriebsprüfer besonders interessant – und ist gleichzeitig bei handschriftlicher Führung fehleranfällig.

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Typische Fehler vermeiden:

Folgende typische Fehler machen Prüfer skeptisch und sind deshalb unbedingt zu vermeiden:

  • Glatte Euro-Beträge beim Tagesabschluss deuten darauf hin, dass der Bestand der Kasse nicht durch Auszählen festgestellt wurde.
  • Keine Soll-Ist-Differenzen – klar, Differenzen sind nicht gut, aber wenn Ihr Geschäft immer perfekte Abschlüsse hat, kann das schon skeptisch machen. Fehler sind schließlich menschlich.
  • Berichte werden nicht täglich, sondern nur wöchentlich oder monatlich erstellt.
  • Der Kassenendbestand des Vortags entspricht nicht dem Anfangsbestand am Folgetag.
  • Negative Kassenbilanzen: klar, oder? Eine Kasse kann niemals negativ werden. Leerer als Leer geht nicht 😉 Das ist dann ein eindeutiger Beweis, dass das Geld nicht gezählt wurde.

Tipps für die ordnungsgemäße Kassenführung mit studiolution:

  • Kassenabschluss täglich durchführen
  • Tägliches Zählprotokoll des Bargeldbestandes durchführen
  • Alle Bargeldeinlagen und -entnahmen dokumentieren und Belege aufbewahren
  • Alle Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren (macht studiolution automatisch 😉

Weitere Infos und eine schöne Zusammenfassung zeigt auch das folgende Video:

Hilfreiche Links:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/Betriebspruefungsordnung/betriebspruefungsordnung.html

https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/gesetz-gegen-manipulation-an-kassensystemen/kasseng-kassen-nachschau_168_344420.html

💌 Liebespost zum Valentinstag

Liebe liegt in der Luft 💞 ! Heute sind wir ganz besonders von den Socken 😍! Täglich erreichen uns jede Menge Lob, Annerkennung und liebe Worte unserer Kunden in Form von Bewertungen, Facebook-Kommentaren, Telefonaten oder Emails. Solche Beträge machen uns wahnsinnig happy und stolz – und wir teilen sie stets mit dem ganzen Team. Was uns aber Picco Bello by Diana Kasprzyk-Gehrig in Rimpar kürzlich zugesendet hat, ist das absolute Sahnehäubchen! Diesen ganz besonderen Liebesbrief wollen wir heute mit Euch teilen 💝

„Liebes Studiolution Team,

anfänglich hat Eure Lösung „Uschi & Klaus“ in unserer Geschäftsführung wahre Begeisterungsstürme ausgelöst. Nun sind wir bereits mit studiolution ein halbes Jahr so zufrieden, dass wir euch gerne einmal wissen lassen möchten, dass diese Begeisterungsstürme nach wie vor anhalten, zwischenzeitlich auch bei den Mitarbeitern und vor allem der Kundschaft.

Nach wie vor ist es faszinierend, wie fix und reibungslos der Umstieg gelungen ist.
Bis zur Einführung von studiolution wurde bei uns immer noch – wie in den vergangenen 27 Jahren – alles handschriftlich erfasst, eine kleine Geldkassette sowie ein Quittungsblock und Stempel zierten neben dem großen Anmeldebuch den Empfangstresen.

Seit Monaten haben wir uns umgeschaut und überlegt, ob wir wirklich noch ein Kassensystem einführen sollen. Da wir noch nie etwas per EDV erfasst haben, sind wir dazu nicht gezwungen.

Und doch ging auf einmal alles sehr schnell und reibungslos:

Dies alles konnte nur mit eigenen Mitarbeitern bewerkstelligt werden, hinzu kamen die sehr hilfsbereiten, kompetenten und ewig gut gelaunten Service Mitarbeiter der studiolution-Hotline.

Und die Vorteile liegen vielfach ganz klar auf der Hand.
Wie bereits schon erwähnt: nicht nur rundum zufrieden, sondern absolut begeistert!

Auch die Möglichkeit der SMS Benachrichtigung ist für uns von Anfang an von unschätzbarem Wert und die Kunden lieben es Buchungen, Terminerinnerungen, Glückwünsche oder Aktionen direkt auf ihr Handy zu bekommen.
Wir selbst haben mit studiolution ein Tool an der Hand, das die Buchungen einfacher macht, uns fast die Buchführung abnimmt und unsere Effizienz gesteigert hat.

Bei allen anderen Lösungen, welche wir getestet haben, sind wir stets auf Probleme oder Kompromisse gestoßen, studiolution jedoch hat alle unsere Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern weit übertroffen.
Zu allem Überfluss sind sogar unsere Steuerberater restlos von studiolution überzeugt…

Hiermit möchten wir einmal recht herzlich für dieses tolle Produkt und euren weltklasse Support bedanken.

Im Namen des ganzen Teams von PICCO BELLO in Rimpar,

Herzlichst,
Euer Max Gehrig, Geschäftsführer“

Wir können gar nicht oft genug DANKE sagen, dass wir soooooo tolle Kundinnen und Kunden haben. Ihr seid einfach die Allerbesten! Wir wünschen Euch und Euren Mitarbeitern einen schmetterlinsbauchigen Valentinstag und senden Euch allen gaaaaaanz viel LIEBE 🦋💖

studiolution-Rechnungen online abrufen

Kunden der Termin- und Kassensoftware studiolution können ihre Rechnungen online abrufen

Wir haben ein tolles neues Update, das für noch mehr Transparenz sorgen wird. Ab sofort könnt Ihr aktuelle und ältere studiolution-Rechnungen direkt in den Einstellungen abrufen. Dort erhaltet Ihr auch einen Überblick darüber, ob der entsprechende Betrag noch offen ist oder schon bezahlt wurde. Zusätzlich werden auch SMS- und Hardware-Rechnungen sowie Mahnungen aufgelistet.

Kunden der Termin- und Kassensoftware studiolution können ihre Rechnungen online abrufen

Alle Rechnungen können im PDF Format geöffnet, heruntergeladen und gespeichert werden.

Und so geht’s:
Einstellungen > Ihr Geschäft > „Rechnungen anzeigen“ und „PDF herunterladen“ klicken

Viel Spaß beim Ausprobieren,
Euer studiolution – Team