🎁 Update: Intelligente Kundensuche & Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

Heute haben wir ein wahnsinnig tolles neues Update für Euch! Wir haben den Topwunsch auf der Wunschliste für Euch erfüllt: Bei der Neukunden-Anlage wird jetzt geprüft, ob der Kunde bereits existiert und Vorschläge von bereits vorhandenen Kunden angezeigt.
Im gleichen Zuge haben wir die Kundensuche im Terminauswahlfenster überarbeitet. Diese ist jetzt nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch intelligenter. Zusätzlich könnt Ihr Euren Kunden ab sofort eine Kundennummer zuweisen.

Also jede Menge Neuigkeiten – und so geht’s:

1. Vorschläge beim Anlegen von Neukunden

  • Rechts neben dem Suchfeld findet Ihr einen neuen Button, mit dem Ihr einen neuen Kunden direkt anlegen könnt.
  • Gebt Ihr einen Namen, eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse ein, die bereits vorhanden ist, werden Euch die entsprechenden Vorschläge angezeigt.
  • So vermeidet Ihr das doppelte Anlegen von Kunden

2. Intelligente Kundensuche

  • Das Eingabefeld für die Suche ist nun direkt sichbar
  • Gebt Ihr nichts ein, wird der Kunde automatisch als Laufkunde angelegt
  • Es werden alle Suchergebnisse angezeit, die den gesuchten Begriff enthalten

Beispiel: Gebt Ihr in das neue Suchfeld den Begriff „Maria“ ein, durchsucht studiolution die Kundenkartei im Terminauswahlfenster in den Feldern Vorname, Nachname, Email-Adresse, Handynummer und Kundennummer danach. Es werden nun alle Suchergebnisse angezeigt, die den Begriff beinhalten. Dadurch findet Ihr Eure Kunden viel schneller und zuverlässiger.

3. Kundennummern
Außerdem könnt Ihr Euren Kunden ab sofort auch eine Kundennummer zuteilen. Sie bietet jetzt schon viele kleine Vorteile, legt aber hauptsächlich den Grundstein für zukünftige Projekte (mehr Infos dazu gibt es aber erst im neuen Jahr ;-))

Die Kundennummer wird beim Anlegen eines Kunden automatisch befüllt. Wenn Ihr bereits Kundenkarten an Eure Kunden verteilt, könnt Ihr die vorhandenen Nummern natürlich weiterverwenden und im Feld „Kundennr.“ eintragen.

Mit der Kundennummer könnt Ihr Eure Kunden dann, sowohl in der Kundenkartei als auch im Terminauswahlfenster, suchen – das geht nicht nur schneller sondern auch fehlerfrei.

Tipp: Das geht übrigens auch mithilfe eines RFID-Lesegerätes. Wie das funktioniert, erfahrt Ihr in unserem kleinen Video. Im Video verwenden wir diesen Scanner und diese Karten.

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Ausprobieren! Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

PS: Fragen? Einfach anrufen: 0911 13 13 35 18 oder eine E-Mail schreiben: service@studiolution.com

studiolution-Kundin im Reutlinger General-Anzeiger

Regionale Zeitungen schreiben häufig und gerne über erfolgreiche Salons & Studios – zum Beispiel zum Thema Online Terminbuchung 📱. Vor kurzem war mal wieder eine unserer Kundinnen dabei (in Reutlingen). Wir gratulieren zu dem schönen Artikel und die tollen Fotos! Vielleicht eine gute Anregung für andere Kunden, auch mal Kontakt zu deren Zeitungen aufzunehmen 💡😊

Leistungen und Leistungsgruppen sortieren

Wir haben diese Woche einige erste Verbesserungen im Leistungsverzeichnis vorgenommen.

Ab sofort könnt Ihr:

  • Leistungsgruppen in einem eigenen Menüpunkt „Leistungsgruppen“ separat anlegen und sortieren
  • Leistungen zu Leistungsgruppen zuweisen und innerhalb ihrer Gruppe sortieren

Das erhöht die Übersichtlichkeit im Terminbuch und führt zu sauberen Statistiken. Außerdem wird man durch sinnvolle Anordnungen schneller beim Terminieren und Kassieren. Es lohnt sich also mal in den eigenen Dienstleistungen „aufzuräumen“.

Das Ganze findet Ihr unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis.

So geht’s:

1. Leistungsgruppen sortieren

Unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis findet Ihr den neuen Menüpunkt „Leistungsgruppen“. Hier könnt Ihr Leistungsgruppen (z.B. Damen, Waxing, Augen, etc.) anlegen und löschen. Außerdem könnt Ihr hier die Position der Gruppen im Termindalog im Terminbuch, im Kassendialog und auf der online Terminbuchungsseite bestimmen. Gebt Ihr der Gruppe die Position 1, steht sie überall an erster Stelle.

2. Leistungen sortieren

Auch bei den einzelnen Leistungen könnt Ihr die Position und somit die Reihenfolge innerhalb der Leistungsgruppen bestimmen. Auch hier gilt, gebt Ihr einer Leistung die Position 1, steht sie in der eigenen Gruppe ganz oben.

Tipp: Filtert in der Übersicht zuerst nach der Leistungsgruppe innerhalb der Ihr sortieren wollt und vergebt den Leistungen dann eine Position, indem Ihr auf die einzelnen Leistungen klickt.

3. Neue Leistungen anlegen

Beim Anlegen von Leistungen gibt es für die Leistungsgruppen ab sofort eine Drop-Down-Liste. Das vermeidet das Anlegen doppelter Gruppen durch Rechtschreibfehler. Möchtet Ihr eine neue Gruppe anlegen, könnt Ihr das unter Einstellungen > Leistungsverzeichnis > „Leistungsgruppen“ tun.

Falls Ihr dazu Fragen oder Feedback habt, meldet Euch jederzeit bei uns! Wir helfen immer gerne weiter 🙂

Viele Grüße,
Euer studiolution – Team

Unbare Umsätze in der Kasse – Vorsicht!

Wieder einmal gibt es große Verunsicherung wegen eines Themas, bei dem sich das Bundesfinanzministerium (BMF) nicht mit dem Bund der Steuerberater (DStV) einig ist: Wie sollen unbare Umsätze in der Buchhaltung bzw. Kasse verbucht werden?

Zwei Meinungen:

  • Das BMF sagt, dass ein formaler Mangel besteht, wenn unbare Geschäftsvorfälle durch die Kasse gebucht werden
  • Der DStV sagt, dass das „durchschleusen“ von unbaren Geschäftsvorfällen durch das Kassenbuch aber genau gelebte Praxis ist.

Das Thema betrifft alle!

Was heißt eigentlich „unbare Geschäftsvorfälle im Kassenbuch“?

Vereinfacht: Zahlt ein Kunde beispielsweise mit EC wird dieser Umsatz auf ein sogenanntes Transitkonto gebucht. Sobald das Geld auf dem Konto ankommt, wird dieses Transitkonto in der Buchhaltung wieder ausgebucht.

Die „gelebte Praxis“ der Steuerberater ist aber folgende: Zunächst wird so getan, als hätte der Kunde Bar bezahlt. In einer zweiten Buchung, die sofort danach erfolgt, wird dieser Umsatz dann wieder ausgebucht und auf das bereits erwähnte Transitkonto gebucht. Es erfolgen also zwei Buchungen, anstatt einer. Wenn ein Steuerberater nun sein Konto „Kasse“ (z.B. 1000 SKR03) ansieht, dann stehen alle Umsätze aus Bar und EC da drin.

Es gibt wie immer Vor- und Nachteile. Aus unserer Sicht, ist es aber schon mal so, dass sich die Anzahl der Buchungen (nach BMF) stark verringert und auch die Kontierungen für Laien nachvollziehbarer werden.

Was ist mit studiolution?

In studiolution wurden schon immer alle Geschäftsvorfälle getrennt voneinander (einzeln) aufgezeichnet. Im Kassenbuch von studiolution waren noch nie unbare Geschäftsvorfälle drin. Die Frage ist aber, wie eigentlich der Steuerberater bucht… Dieser konnte und kann durchaus beide Wege gehen, da sich in der Kontenrahmen-Zuweisung beide Varianten abbilden lassen. In der Vergangenheit haben die meisten Steuerberater nach der „gelebten Praxis“ gebucht. Nur wenige haben das umgestellt.

Mit einem Update haben wir diese Umstellung jetzt noch einfacher gemacht. Wer immer noch nach der „gelebten Praxis“ bucht, kann jetzt mit einem Klick die Konten entsprechend ändern und nach dem vom BMF geforderten Prozess buchen. Das Ganze geht unter Einstellungen > Kontenrahmen > Einnahmen.

Ändert das etwas an der Darstellung, Statistiken, etc.?

Nein. In studiolution ändert sich durch die Kontierungsumstellung nichts. Beim Steuerberater ändert sich – wenn er mit Unterstützung des DATEV Exports buchen sollte, dass er damit BMF-konform bucht.

Was ist die studiolution Empfehlung und wie geht studiolution damit zukünftig um?

Alle neuen Kunden werden automatisch die BMF-konforme Einstellung im Kontenrahmen hinterlegt haben. Alle bestehenden Kunden können dies einfach per Klick umstellen, wenn sie möchten. Wir empfehlen in jedem Fall vorab mit dem Steuerberater zu sprechen.

Unsere Empfehlung ist BMF-konform zu buchen, da wir nicht beurteilen können, ob es seitens des BMF noch eine Anerkennung der „gelebten Praxis“ gibt. Außerdem tut es nicht weh, ist für Salons & Studios – zumindest mit studiolution – nicht spürbar im Sinne von Änderungen und man kann sich sofort wieder auf das relevante konzentrieren – die Kunden 😉 Damit ist die Diskussion und Unsicherheit schnell erledigt.

Viele Grüße

Euer studiolution Team

Weitere Links:

https://www.dstv.de/interessenvertretung/steuern/steuern-aktuell/tb-115-17-vj-ec-kartenumsaetze

Neues Update: DSGVO-Löschkonzept

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen in der EU dazu verpflichtet, personenbezogene Daten wie z.B. E-Mail Adressen zu löschen, wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Dazu müssen alle ein sogenanntes „Löschkonzept“ vorlegen können.

Mit dem heutigen Update haben wir das mal eben für Euch übernommen 😉

Ab sofort können Kundendaten automatisch aus studiolution gelöscht werden, wenn diese

  • Euer Geschäft für mindestens zwei Jahre nicht besucht haben
  • und deren Kundenkartei für mindestens zwei Jahre nicht verändert wurde.

Keine Sorge: Eine Woche vor der Löschung der Daten, werdet Ihr darüber im Puls informiert und könnt Euch diese Kunden auch nochmal ansehen (per Kundenkartei oder Excel).
Sobald man in der Kundenkartei nochmals auf „Speichern“ klickt, werden diese Kunden übrigens nicht gelöscht.
 

 
Daten, die im Rahmen der GoBD aufgezeichnet werden müssen z.B. Vorname, Nachname und Buchungen, bleiben in den Exportberichten für Betriebsprüfer erhalten.

Ein riesen Vorteil der Funktion ist natürlich auch, dass neben der Einhaltung der DSGVO gleichzeitig auch die Kundenkartei aufgeräumt wird. Somit verschwinden Karteileichen und doppelte Kunden aus dem System und studiolution wird dadurch – vor allem bei der Terminanlage – deutlich schneller.

Falls Ihr dazu Fragen habt, könnt Ihr Euch jederzeit unter 0911131335 oder per Email unter service@studiolution.com bei uns melden.

Viele Grüße,
Euer studiolution-Team 💙

Pressemitteilung: 80.000 Friseure machen 40 Mio. Menschen glücklich!

In Deutschland gibt es ca. 80.000 Friseurbetriebe und ca. 40 Mio. Menschen gehen mindestens einmal im Jahr zum Friseur. Damit sind Friseure – neben viel Schokolade – wohl die Glücklichmacher Nr. 1 in Deutschland – ganz ohne Nebenwirkungen auf der Hüfte.

Das ist der Grund für eine ungewöhnliche offline-online Marketing Aktion des Nürnberger Start-ups Head-on Solutions, die mit dieser kreativen Aktion auf ihre Kassen- und Terminlösung studiolution.com hinweisen möchten.

Die Kampagne

Die Basis der Kampagne bildet ein – mit einer Hommage an das Friseurhandwerk – gefüllter Pizzakarton. Dieser wird nicht per Post, sondern per Fahrradkurier zugestellt. Die ungewöhnliche Verpackungs- und Zustellungsart sorgt für Aufmerksamkeit, erhöht die Neugier und macht Lust auf den Inhalt des Kartons. Darin enthalten ist nicht wie zu erwarten eine Pizza, sondern ein Liebesbrief, Aufkleber, Jutebeutel, Gummibärchen, Terminkarten uvm – alles unter dem Motto „Glücklichmacher – Helden des Alltags“.

Zusätzlich wurde ein Online Shop rund um die Kampagne aufgebaut, auf dem die Produkte des Kartons – aber auch weitere Produkte (nach-) bestellt werden können. Diese reichen von Postern und Tassen, über Handyhüllen bis hin zu T-Shirts, etc.

Eine Kampagnen-Website unter studiolution.com/friseurhelden auf der die Friseure sich die Softwarelösung ansehen und gleichzeitig noch bei einem Gewinnspiel teilnehmen können, rundet die Aktion ab.

„Für uns ist Authentizität als Unternehmen einer der wichtigsten Faktoren. Wir lieben, was wir tun und das merken auch täglich unsere Kunden. Deshalb freut uns diese Aktion auch so sehr, da sie unsere Werte und die Sichtweise auf das Friseurhandwerk mit einer kreativen Marketing-Aktion zusammenbringt“, so Hazel Ahamer, Leitung Marketing und PR.

Die Kampagne startet in der Woche vom 05. Juni 2018. Gemeinsam mit unseren lokalen Fahrradhelden: Duisburg & Bochum – Pony Riders, Reutlingen – Die Fahrradkuriere, Wuppertal – Pedalero, Freiburg – Velo Kurier.

Über Head-on Solutions GmbH

Die Head-on Solutions GmbH wurde im Februar 2015 durch Ralf Ahamer – ehemals Vorstand der hotel.de AG und CMO der XING AG – gegründet und betreibt u.a. die Internet Plattformen studiolution.com und studiobookr.com. Die Head-on Solutions GmbH erstellt für kleine- und mittelständische Unternehmen digitale Lösungen wie z.B. Terminplanung, Kundenmanagement, Marketinglösungen, Kassensysteme bis hin zur Buchungslösung oder Zeiterfassung. Zu den Kunden des bereits im deutschen Markt etablierten Produktes studiolution.com und studiobookr.com zählen Friseure, Fitness-, Kosmetik-, Massage- und Tattoostudios in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Beispielsweise können darüber Termine direkt bei lokalen Unternehmen wie z.B. Friseuren gebucht und beim Friseur direkt kassiert werden. Zusätzlich enthält das System ein umfangreiches Managementsystem mit Statistiken, SMS und E-Mail Marketing Services, etc. Weitere Branchen und Funktionen sind im Aufbau.

Pressekontakt

Hazel Ahamer
Head-on Solutions GmbH
Leitung Marketing und PR
Bärenschanzstraße 2
90429 Nürnberg
Tel.: 0911 13 13 35 18

E-Mail: hazel@headonsolutions.com
www.studiolution.com

www.studiolution.com – ein Liebesbrief an Friseure

Velokuriere Freiburg

 

Unser Business Analyzer in der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT

In der aktuellen Ausgabe der FRISEURWELT findet Ihr einen tollen und informativen Artikel zu unserem Business Analyzer 📊 📈.

Hier könnt Ihr den Artikel digital nachlesen. Wer das Heft lieber in den Händen halten möchte, kann ganz einfach ein Probeheft bestellen.

Interview-Reihe: Auf dem Stuhl mit… #7 Bavarian Beauty

Auf dem Stuhl Interview von der Kassensoftware für Friseure mit Josef Wieser.

„Auf dem Stuhl mit…“ – Die Interview-Reihe auf dem studiolution-Blog! Wir freuen uns sehr den Bürostuhl mal einzutauschen. Stattdessen wandern wir auf den Stuhl bei einem studiolution-Kunden. Dieses Mal sind wir bei Josef Wieser in Mammendorf.

Friseur Harald Wieser und Seine Tochter

Josef Wieser mit seiner Tochter Johanna

Sag mal, wie kam es dazu, dass du Friseur geworden bist?

Das ist eine schwierige Frage… Ich bin Friseur geworden, entgegen der Widerstände der Familie und auch, weil meine Mutter selbst nie Friseur werden durfte. Nachdem ich dann das Pfarrerwerden abgelegt hab, hab ich mich entschieden Friseur zu werden. [lacht]

Du wolltest also zuerst Pfarrer werden?

Das war eher eine taktische Entscheidung. Beim Religionslehrer kam das ganz gut an, das hat sich natürlich schon auf die Noten ausgewirkt. [lacht]

Dieses Mal sind wir nicht auf dem Stuhl bei dir, da du ja schon eine ganze Weile nicht mehr am Kunden arbeitest. Gibt es etwas, das du vermisst?

Am meisten vermisse ich den persönlichen Kontakt zu den Kunden.

Der Salon von Josef Wieser

Warum bist du denn kein aktiver Friseur mehr?

Ich glaube ich war kein schlechter Friseur, aber meine große Leidenschaft war immer das Kaufmännische. Ich hatte sogar mal die Chance in den USA als Friseur zu arbeiten – aber dann ergab sich hier in Mammendorf das erste Geschäft. So ist ein Betrieb zum anderen gewachsen.

Du hast ja mittlerweile mehrere Salons. Was ist deine Philosophie und was ist dir bei deinen Mitarbeitern wichtig?

Interview mit unseren Kunden - Der Salon von Josef Wieser

Die gemeinsame Philosophie ist die Führung der Mitarbeiter, dass wir uns als Team wahrnehmen und dass es gewisse Qualitätsstandards in jedem Salon gibt. Wichtig ist mir die Förderung der Mitarbeiter nach ihrer Eignung. Manchmal muss man auch selektieren. Wir versuchen einfach Konflikte zu vermeiden. Ich meine, wenn jemand einfach nicht passt, dann muss man sich halt auch mal von einem Menschen trennen, um den Stall sauber zu halten [zwinkert]. Grundsätzlich ist mir bei allen Salons wichtig, dass gewisse Standards gelten, aber jeder Salonleiter darf individuell noch sein eigenes Ding machen. Außerdem gibt‘s da auch ein gutes Zitat von Robert Bosch, nach dem ich arbeite:

Ich zahle nicht gute Löhne, weil ich viel Geld habe, sondern ich habe viel Geld, weil ich gute Löhne bezahle.

Ich lege viel Wert auf Transparenz. Unsere Mitarbeiter wissen zum Beispiel, wie viel Umsatz wir machen und haben jederzeit Zugang zu sämtlichen Statistiken.

Außerdem ist uns auch einfach der menschliche Umgang den wir miteinander pflegen, sehr wichtig. Wir machen zum Beispiel regelmäßig kleine Teamevents. Wir grillen mal gemeinsam oder freitagabends wird gerne die Woche gemeinsam mit einem Glas Sekt ausgeklungen.

Du bist ja lange in der Friseur Innung tätig gewesen. Erzähl mir davon!

Das, worauf ich am meisten stolz bin aus der Zeit ist, dass Bayern nun den einzigen Tarifvertrag hat, in dem verankert ist, dass Mitarbeiter Anspruch haben zu erfahren, welche Umsatzzahlen sie bringen müssen, um in die nächsthöhere Lohngruppe zu kommen. Das war die einzige Formulierung, die gesetzeskonform war, um den Mitarbeitern praktisch die Möglichkeit zu geben, selber einen höheren Lohn zu fordern. In Bayern muss deshalb jeder Saloninhaber einmal im Jahr seinem Mitarbeiter mitteilen, was sein „Soll“ ist, um in die nächsthöhere Lohngruppe zu kommen.

Der Salon von Josef Wieser

Was denkst du, wie wird sich die Friseurbranche in den nächsten Jahren verändern?

Die nächsten 20-30 Jahre glaube ich, hat unsere Branche sehr große Chancen. Wir werden immer, genauso wie der Bäcker und der Metzger, ein Anlaufpunkt sein, wo man vielleicht auch mal Zeit hat ein Gespräch zu führen oder persönliche Kontakte zu pflegen.

Wir haben gehört, dass Du aktuell noch ein weiteres großes Projekt hast. Was hat es mit der Academy Süd auf sich?

Josef Wieser - Die Baustelle der Friseur-AcademyAlso was ich immer wusste, ist, dass wir unsere Ausbildung stärken müssen. Deshalb haben wir die Academy ins Leben gerufen.

Dort können sich Friseure durch eine dreijährige Weiterbildung zum „Hair & Beauty Artist“ höherqualifizieren. Es haben sich dann Gespräche mit La Biosthetique ergeben, die an diesem Projekt nun entscheidend mitwirken. Was die Schulungsräume angeht, da ist aber aktuell noch eine große Baustelle, im wahrsten Sinne.

Das klingt ja super interessant. Mal ein anderes Thema – warum hast du dich für studiolution entschieden?

Ich hab euch damals auf der Messe in Nürnberg kennengelernt. Da hat mich vor allem das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt. Mir war eigentlich immer klar: Das, was die anderen da verlangen, ist Abzocke. Ich hab mehrere Systeme angeschaut. Und dann hab ich im Vergleich studiolution kennengelernt und da hat mich die Einfachheit und Umsetzbarkeit sowie die Klarheit und Aufmachung überzeugt. Oder auch die Marketingmaßnahmen. Den vollen Umfang haben wir zwar noch gar nicht genutzt, weil wir einfach sehr gut ausgebucht sind, aber das wäre jetzt ein Ziel für die Zukunft.

Was ist dein liebstes Tool in studiolution?

Der Business Analyzer! Der ist so schön unkompliziert, da kann ich mir einfach meine Zahlen so zusammenstellen, wie ich sie möchte und es ist kein starres System.

Friseur und Unternehmer Josef Wieser

Vielen Dank Josef für das Interview und dass Du uns in Deinem Salon und auf deiner Baustelle empfangen hast. Wer mehr über Josef und sein neuestes Projekt erfahren möchte, kann ihn auf seiner Facebook-Seite besuchen.

Keine Angst vor der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Kraft. Diese regelt, wie Unternehmen und Betriebe den Umgang mit personenbezogenen Daten zu pflegen haben und welche Rechte Nutzer bzw. Kunden haben.

Vor der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) muss man keine Angst haben.

💡 Warum es wichtig ist Daten zu schützen und gleichzeitig zu wissen wie Klaus seinen Kaffee trinkt.

Wer sein Geschäft erfolgsorientiert führen möchte, ist aber auf gute Daten angewiesen. Nur so kann man beispielsweise optimalen Service bieten oder entsprechende Strategien und Maßnahmen planen. Das Missachten der neuen DSGVO-Regeln kann einem allerdings teuer zu stehen kommen. Dennoch braucht man keine Angst vor der neuen Verordnung haben. Denn das Schöne ist, der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist im Grunde gar nicht so schwer und war bisher auch schon gesetzlich geregelt.

💡 Doch erstmal Schritt für Schritt 😉

Datenschutz im Allgemeinen umfasst drei Ebenen: die Datenerhebung, Datenverarbeitung (zum Beispiel das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren oder Löschen von Daten) – sowie die Nutzung von personenbezogenen Daten.

Doch was sind überhaupt personenbezogene Daten? Hierunter fallen z.B. Name, Anschrift, E-Mail Adresse oder Geburtstag eines Kunden, aber auch Standortdaten oder IP-Adressen zählen zu personenbezogenen Daten – sprich sämtliche Daten, mit denen man eine Person eindeutig identifizieren kann.

💡 Welche Änderungen bringt die DSGVO mit sich?

Die bisherigen Grundprinzipien des Datenschutzes, die im Bundesdatenschutzgesetz verankert sind, bleiben bestehen. Somit ist jede Art von Datenverarbeitung nur dann zulässig, wenn entweder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt, oder die betroffene Person mit der Datenverarbeitung einverstanden ist.

➡️ Datenübertragbarkeit und Recht auf Löschung

Des Weiteren stärkt die EU die Rechte der Nutzer bzw. Kunden. Diese haben nun ein Recht auf Löschung der eigenen Daten sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Personenbezogene Daten gehören demnach dem Kunden und nicht dem Unternehmen.

➡️ Informationspflicht und Auskunftsrecht

Außerdem unterliegt ein Unternehmen der Informationspflicht sowie dem Auskunftsrecht. Das heißt, dass Kunden in Zukunft leichteren Zugang zu ihren Daten bekommen sollen und über deren Nutzung informiert werden müssen. Somit hat jeder Nutzer das Recht zu erfahren, welche Daten ein Unternehmen über ihn gesammelt hat und wie diese weiterverarbeitet werden.

Generell werden durch die neue Datenschutzgrundverordnung die Rechte der Kunden gestärkt und die Pflichten der Verantwortlichen erhöht.

💡 Betrifft mich die Datenschutzgrundverordnung überhaupt?

Ja – grundsätzlich ist erst mal jedes Unternehmen in der EU betroffen. Besonders Salons und Studios hängen von Informationen Ihrer Kunden ab um den Service zu optimieren – z.B. Farbmischungen, Allergien, gekaufte Produkte und Leistungen der Vergangenheit etc. Außerdem werden oft Vorher-/ Nachher Bilder in sozialen Medien gepostet, was auch unter die DSGVO fällt. Übrigens – es geht nicht nur um Kundendaten – sondern z.B. auch um die Daten der Mitarbeiter.

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💡 Vorlagen und Muster

✔️ Muster Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen hier (Anlage 4)
✔️ Muster Einwilligungserklärung für Eure Kunden hier (Anlage 1)
✔️ Merkblatt für Eure Kunden (z.B. zur Auslage im Geschäft) hier (Anlage 2)
✔️ Muster zur Verschwiegenheitsvereinbarung mit Mitarbeitern hier
✔️ Datenschutzerklärung für die eigene Webseite erstellen z.B. hier

Anmerkung: Ein Muster für eine Datenschutzerklärung findet Ihr alternativ hier.

Selbstverständlich müssen die Vorlagen noch auf das eigene Unternehmen angepasst werden. Auch bei der Einwilligungserklärung muss man abwägen: Unsere Recherchen haben ergeben (Landesschutzbeauftrage Bayern), dass man nur dann eine Einwilligung benötigt, wenn man mehr Daten erhebt als für die Dienstleistung notwendig wären wie z.B. Hobbies. Allerdings – auf der sicheren Seite ist man mit Einwilligung, da man vielleicht auch Bilder, etc. zukünftig ablegen möchte…

💡 Datenschutzbeauftragter – muss oder kann?

Unternehmen, die mehr als neun Mitarbeiter beschäftigen, die ständig personenbezogenen Daten verarbeiten, brauchen einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (gemäß § 38 BDSG (neu).

Im Zuge unserer Recherchen haben wir von mehreren Quellen, wie z.B. dem bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, die Auskunft erhalten, dass ein Datenschutzbeauftragter beispielsweise bei Friseuren nicht notwendig sei. In dieser Branche stehe die handwerkliche Dienstleistung im Vordergrund und nicht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Hier gilt: Das kann sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden und sollte individuell geprüft werden. Ein guter Ansprechpartner sind hierfür die Landesämter für Datenschutz.

💡 Benötigt man eine extra Einwilligung von Kunden zum Zwecke der Direktwerbung?

Interessanter Weise sind ausdrückliche Regelungen zur Werbung in den DSGVO nicht enthalten. Es geht eher darum, ob das Unternehmen ein berechtigtes Interesse hat, dem jeweiligen Kunden Direktwerbung zu senden. Der sogenannte Erwägungsgrund 47 der DSGVO gibt vor,  dass genau dieses Interesse einer Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen darstellt.

Was heißt das nun? Wenn die E-Mail Adresse in Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung erhalten wurde, dann darf das Unternehmen diese für eigene, ähnliche Produkte oder Dienstleistungen für Direktwerbung verwenden – also z.B. Angebote per E-Mail an Bestandskunden, Terminerinnerungen, etc. versenden. Auch ohne extra Einwilligung.

Fazit: Man benötigt nach unseren Recherchen keine extra Einwilligung zum Zwecke der Direktwerbung an Bestandskunden, solange man nicht für z.B. andere Unternehmen wirbt. Man muss die Kunden allerdings vorab informieren, dass man das macht und dass die Kunden dem jederzeit widersprechen können (z.B. E-Mail Abmelden Links).

💡 Sanktionen und Strafen bei Missachtung

Was passiert, wenn ich die neuen Gesetze nicht einhalte? Der Bußgeldrahmen wurde für Datenschutz-Verstöße deutlich erhöht. Es können Beträge von bis zu 20 Millionen Euro gefordert werden oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens.

Auch wenn die Strafen hoch erscheinen, gibt es keinen Grund Kundendaten nicht mehr zu erheben. Diese Daten sind essentiell, um ein Unternehmen erfolgreich zu führen. Zu wissen, wie Kunde Klaus seinen Kaffee gerne trinkt – oder welche Produkte er gerne nutzt, führt zu positiven Erlebnissen im Geschäft und letztendlich zu einer langfristigen Kundenbindung. Ein Kundenmanagement-System, wie es in studiolution enthalten ist, kann dabei helfen. Befasst man sich erst einmal sorgfältig mit sämtlichen Änderungen und Neuerungen der DSGVO, so braucht man auch keine Angst vor den Prüfbehörden zu haben.

Im Übrigen „stechen“ die GoBs (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) mit seinen Aufbewahrungspflichten den Datenschutz: Beispielsweise sind erfasste Kunden (=Vertragspartner) nach dem BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372 aufzubewahren.

💡 Was machen wir bei Head-on Solutions?

Mit studiolution/ studiobookr nehmen wir den Datenschutz schon immer sehr ernst – und nicht erst seit den DSGVO. Außerdem haben wir bereits vor Monaten damit angefangen, sämtliche Richtlinien und Pflichten ordnungsgemäß umzusetzen.

Konkret haben wir bereits einige Dinge auf studiobookr.com umgesetzt wie z.B. Cookie Hinweise oder eine extra Bestätigung der Datenschutzerklärung bei Online Buchung. Außerdem kommen in den nächsten zwei Wochen unter anderem noch ein aktualisierter Vertrag zur Auftragsverarbeitung (wichtig: unterschrieben bei uns bis 25.5.18 vorliegend), Abmeldelinks von Service E-Mails, extra Impressumsfeld auf der Onlinebuchungsseite sowie eine neue Datenschutzerklärung und AGBs nach DSGVO und noch einige Dinge mehr.

🚨 Wichtiger Hinweis und wen kann ich fragen

Der vorliegende Beitrag stellt weder eine Rechtsberatung dar – noch ersetzt er die Beratung durch einen fachkundigen Rechtsanwalt, bei der die Besonderheiten des Einzelfalls berücksichtigt werden können. Bitte informiert Euch über die DSGVO und holt Euch fachkundigen Rat ein bei z.B. den jeweiligen Landesämtern für Datenschutz (beipsielsweise in Bayern) oder eben bei fachkundigen Anwälten bzw. Datenschützern. Auch manche Innungen oder Handwerkskammern können weiter helfen.

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💡 Hilfreiche weiterführende Links: